こんにちは！リクルーティング・パートナーズ株式会社のIndeed運用チームの藤野です。
TwitterやFacebook、InstagramといったSNSの出現に伴い、コミュニケーション手段は以前と比べて格段に増えましたね。
特にLINEは、おそらくほぼ全ての人が日常的に使っていると思います。
以前はメールが一般的なツールでしたが、LINEの出現でより早く、気軽に連絡が取れるようになりました。
こういったコミュニケーションツールが増えたことで、人とのコミュニケーションの気軽さが増した気がします！
採用においても、求職者と企業の間のコミュニケーションが多様化しています。
面接やメールだけでなく、SNSを活用してより気軽かつ密接にに求職者と繋がることができるようになりました。
コミュニケーションの多様化は便利な一方で、扱いに困っている方も多いのではないでしょうか。
私もIndeed運用に携わっていく中で、お客様から求職者とのやり取りについて質問をいただくことがあります。
今回は、現代でもなお一般的なコミュニケーションツールである「メール」に焦点を当てます。
求職者へのメール対応の方法を、事例を交えてご紹介していきます！
応募からメールまでのリードタイム
ここで言うリードタイムとは、応募が来てから企業側がメールを送るまでの間の時間のことです。
求職者とのメールのやり取りに関するご質問で、最も多くいただくのが、このリードタイムについてです。
結論から言うと、応募から6時間以内には返信することが理想です。
売り手市場のため、求職者はかなり多くの求人を比較検討しています。複数の求人に一斉に応募が出来る求人媒体もあり、ほとんどすべての求職者が一度に複数の会社に応募をしています。
面接のスケジュールなどは、先に連絡が来たものから埋めていくケースが多いです。
そのため、応募が来たら極力早めに連絡を行うことが大切です。
全国展開をしている大企業では、応募受付のためにコールセンターを置いて、応募後1分以内に求職者へ連絡することもあるほどです。ここまで徹底しなくとも、応募受付～連絡までのリードタイムをなるべく短く出来るように社内体制を整えておきましょう。
また、応募～面接までの時間も出来るだけ短く出来るよう調整することをおすすめします。
面接日程が合わないと辞退されてしまう可能性もあるため、面接候補日はなるべく多めに提案するようにしましょう。
返信が来ない求職者…連絡していいのは何回まで？
非常に残念なことですが、応募があったものの連絡が取れないケースが頻発しているようです…。
連絡が取れない原因として、
・知らない電話番号からかかってきた電話は出ないようにしている。
などが考えられます。
せっかく興味を持ってくれた応募者を切り捨てたくはない…。
でも、あまりしつこく連絡して心象を悪くされても困るな…。
こんなふうにお考えの企業様がほとんどだと思います。
連絡に対する考え方は人によって違うので、一概に何が正解と言えないのが難しいところですよね。
社内ルールを決めておこう
解決策としてはやはり、社内でルールを決めておくことがベストだと思います。
応募から何回連絡をする。何日間までは連絡をする、2回メールを送っても返信がなければ電話をかけてみるなど、具体的な数字を明確にしておきましょう。
ちなみに弊社では、3回電話・メールでの連絡をしてみて、返答がなければそれ以上は連絡をしないというルールを設定しています。連絡をした回数は、スプレッドシートを使って社内で共有しています。
電話でのやり取りでは、相手がだれかわからないと取らない、という方が多い点に注意します。
非通知設定の電話は取らないようにしている人が多いので、電話をかける際はできるだけ非通知にはしないようにしましょう。
可能であれば、電話がつながらなかった場合にショートメッセージを送るのもよいかもしれません。
問い合わせ対応について
応募以外にも、会社説明会や求人内容などの問い合わせの連絡が来ることもあるかと思います。
当然のことですが、出来るだけ丁寧に対応をするように心がけましょう。
求職者との初めての接点となるため、会社に対する印象を決める重要な場面になります。
メールでの返信は出来るだけ早くするようにしましょう。
また、電話で問い合わせがある場合もあると思います。電話に出る人が複数いる場合は、「今求人を出しているため、問い合わせがあるかもしれない」という旨を周知させ、全員が適切な対応を行えるように準備しておきましょう。
頻繁に問い合わせがある場合や、事前にある程度質問が想定できる場合は、マニュアルを作っておくのもおすすめです。
まとめ
今回のポイントは以下の通りです。
・連絡を取る回数や間隔は、社内でルールを決めておく。
・対応する人が複数いる場合は、誰でも適切に応対できるよう情報共有をしておく。
「こんなの、当たり前でしょ…」と思われるかもしれませんが、徹底しようとすると意外と難しいことです。
いざというときに戸惑わないように、社内で事前準備を行っておきましょう！
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