関数が苦手な人向け!応募者管理で使えるExcel関数5選(テンプレート付録つき)

応募者管理で使えるExcel関数 その他
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こんにちは!リクルーティング・パートナーズ株式会社のIndeed運用チームの山崎です。

突然ですが、応募者管理ってどうやって行っていますか?

Indeedやタウンワーク、リクナビ等、様々なサイトを使って募集を行う場合、それぞれのサイトへアクセスして応募者を管理しなければならないですよね。

あっちに行ったりこっちに行ったり、この作業・・・本当に手間ですよね。

そのため、それぞれのデータをCSVなどで抽出して、Excelでまとめているという企業様もいらっしゃるかと思います。

近年では、応募者の情報を一元管理する採用管理システム(ATS)も増えてきてますが、コストがかかるという理由で断念される企業様も多いはずです。

私もこれまでExcelを用いて、アルバイト採用や新卒採用を行う企業様の応募者管理を行ってきました。

今回は、そのなかで特に活躍したExcel関数を用いた応募者の管理方法をご紹介いたします。
エクセルは使っているけど、関数は苦手…という方にもわかりやすくご説明します。

Excel関数が本当に苦手…という方は、説明の手順にあわせて、ぜひ以下のテンプレートファイルを編集いただくことをオススメします。

(付録)Excel応募者管理テンプレートのダウンロード(無料)

応募者管理とは?

応募者管理とは、応募者の個人情報や選考の進捗を管理することをいいます。

採用活動を行う際は、求人票の掲載、応募者管理、選考、入社前手続き等、煩雑な業務がたくさんあります。
大量の応募があってもそれらの業務を効率よく回せるようにするには、応募者管理が必須かと思います。

応募者は求人へ応募する際に下記のような項目を入力して応募します。

・氏名
・氏名のふりがな
・生年月日
・性別
・メールアドレス
・電話番号
・その他独自の入力項目

企業側は、応募が入ったら、各求人サイト専用の応募者管理画面やメール通知などで応募者情報を確認しています。

Indeed・・・応募者管理画面(求人管理画面)
タウンワーク・・・おうぼうける君
リクナビ・・・リクナビマネジメントシステム  ・・・等

複数の求人サイトで掲載をしている場合は、それぞれの管理画面へアクセスし、データを取得してまとめなければなりません。

応募者管理で使えるExcel関数5選

最初に表を作る

まず、エクセルを立ち上げ、まっさらなExcelシートに応募者情報をまとめるための表を作成します。
付録のテンプレートファイルをダウンロードいただいている方は、1シート目の「応募者情報(まとめ)」が既に作成されている表に該当します。

応募者情報まとめ表

1行目には、社内で管理するために必要な項目を入力し、
2行目以降には、管理画面で取得した応募者情報を貼付します。

この表を用いて、合計人数の集計や店舗連絡先の取得を行っていきます。

表に入力した応募総数を求める【COUNTA関数】

ExcelのCOUNTA関数は、指定した範囲内の、空白でないセルの個数を返します。

=COUNTA(値1,値2)
上は一つ一つ足したいセルを指定するため、離れたセルを計算するのに便利です。
もし表の一定の範囲であれば、以下でもOKです。
=COUNTA(範囲はじまり:範囲おわり)

使用例

COUNTA使用例

COUNTA使用図

条件に当てはまる応募者数を求める【COUNTIF関数】

指定された範囲に含まれるセルのうち、検索条件に一致するセルの個数を返します。

=COUNTAIF(範囲,検索条件)

使用例

以下のような店舗ごとの応募数(K列)の集計を行う場合に使用します。

COUNTIF使用図

COUNTIF使用例

COUNTIF使用時の全体図

合計を求める【SUM関数】

セル範囲に含まれる数値をすべて合計します。

(このSUM関数は、ご存知の方も多いかと思います。)

=SUM(数値1,数値2,数値3)
上は一つ一つ足したいセルを指定するため、離れたセルを計算するのに便利です。
もし表の一定の範囲であれば、
=SUM(範囲はじまり:範囲おわり)
でも可です。

使用例

SUM使用例

SUM使用中の図

複数条件に当てはまる合計を求める【COUNTIFS関数】

特定の条件(複数条件)に一致するセルの個数を返します。
(2つ目でご紹介した、COUNTIF関数の応用編です。)

=COUNTIFS(検索条件範囲1,検索条件1,検索条件範囲2,検索条件2)

使用例

以下のような店舗ごとの採用数(L列)の集計を行う場合に使用します。

COUNTIFS使用中の図

COUNTIFS使用例

COUNTIFS使用中の全体図

上記と同様に、検索条件2を変更したら「不採用」「連絡取れず」の応募者数をカウントすることもできます。

検索条件を変更するまた、応募数の合計数を求めた際に使用したSUM関数で、
「採用」「不採用」「連絡取れず」のそれぞれの合計数を集計することができます。

検索条件を変更したときの集計結果

店舗連絡先を引き出す【VLOOKUP関数】

指定された範囲の1列目で特定の値を検索し、指定した列と同じ行にある値を返します。

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

使用例

店舗連絡先(H列)に電話番号を反映させる際に使用します。

店舗連絡先

電話番号は、別シートで一覧を用意します

電話番号シート

VLOOKUP使用例

完成したデータがこちらです。

VLOOKUP使用後データ

【Excelで使えるひと工夫】
上記の表をみて、「誰が採用されたのかパッとわかったらいいのになぁ」と思う方もいらっしゃるかと思います。そんな時は、「採用」の応募者を色付けしましょう!

(番外編)「採用」の応募者だけ色付けする【条件付き書式】

セルの値や数式の結果を条件とし、指定したルールに該当するセルの書式を自動的に変える方法です。

使用例

「採用」の応募者情報のみ、セルが水色になるように設定します。

設定方法

1.「条件付き書式」を設定する範囲を指定します。

応募日から店舗連絡先までの応募者情報A2~H16を指定

応募者情報を指定

2.ホームタブの「条件付き書式」をクリックし、「ルールの管理」をクリックします。

「ルールの管理」の場所

3.条件付き書式ルールの管理の「新規ルール」をクリックします。

新規ルールをクリック

4.新しい書式ルールの「数式を使用して、書式設定するセルを決定」をクリックします。

次の数式を満たす場合に値を書式設定の欄に「=$F2=”採用”」と入力します。
(F列のなかで、「採用」と記載のあるセルを色付けします。)

ルールの種類を選択

5.「書式」ボタンをクリックし、塗りつぶしタブで変更したい色を選択し、OKをクリックします。

セルの書式設定

6.新しい書式ルールの画面に戻り、OKをクリックします。

新しい書式ルールの画面

7.条件付き書式ルールの管理の画面に戻り、OKをクリックします。

条件付き書式ルールの管理画面

すると、表の中の「採用」となった応募者情報全体が水色に色付けされます。

水色に色付けされたデータ

さっきまで真っ白だった応募者管理表がわかりやすくなりました!
「不採用をグレーにしたい」場合や「本店だけピンクにしたい」場合にも同様の方法で色付けできます。

ぜひ、試してみてくださいね!

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