面接キャンセル・内定辞退を減らす方法

面接キャンセル、内定辞退を減らす方法 その他
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こんにちは!リクルーティング・パートナーズ株式会社Indeed運用チームのりんたろうです。

突然ですが、あなたは予定キャンセルについてどう思いますか?

例えば誰かと会う予定を立てていてその人が来られなくなったとき、事前に連絡をくれる人、直前で連絡をくれる人、自分から連絡するまで何もしない人など、色々なパターンがあるかと思います。

このブログを読んでくれている方は、予定キャンセルの際は自分から連絡をする方だと信じています!
個人的には直前でもいいから連絡がほしいですし、自分の予定が急に変わったときは必ず連絡をします。

…さて、採用活動を行っていくうえで似たようなご経験をされたことはございませんか?
会社説明会キャンセル、面接キャンセル、内定辞退などなど…。

採用ご担当者
採用担当者様

Webで簡単に応募できるようになったからか、応募はきたけど連絡がつかない人が増えた…。こっちは面接のために時間を空けているのに…

採用担当者様
採用担当者様

内定辞退が多くて…。一人採用するのも大変なのに困るなあ…

近年、こういったキャンセル・辞退に関するお悩みが増えているように思います。
特に無断でのキャンセル・辞退には困ってしまいますよね。

今回はそんなキャンセル、辞退を減らす方法を簡単にご紹介させていただきます。

面接キャンセル、内定辞退のリスク

面接中の二人

皆様もご存知のとおり、説明会キャンセル、内定辞退は企業様にとって大きな損失となり得ます。

採用コストは単に媒体費だけではありません。

採用担当者様や採用に関わる全ての人の時間、労力などすべてが採用コストだと考えると、1人キャンセルや内定辞退が出るだけでも失うコストは莫大です。

もちろん求職者の方にとっても、時間の無駄になってしまいます。

新卒採用におけるキャンセル

新卒採用においては、一定数のキャンセルは避けられないと考えられています。
各ナビサイトは説明会の重複エントリー防止などの対策を講じてはいますが、新卒採用のシステム上、キャンセルを完全になくすのは難しいのが現状です。

新卒採用に限ったことではありませんが、近年採用市場は売り手市場。求職者の数より求人数の方が多くなっています。
そのため、複数の内定先から自分が行きたい企業を選ぶのが当たり前です。ですので、内定を出しても「他社で決まったから辞退させてください」と言われてしまうことがあります。

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面接キャンセル・内定辞退を防ぐための関係構築

面接キャンセル・内定辞退の最大の原因の一つは「ミスマッチ」です。
より条件の良い企業に内定した、一次面接の段階で自分には合わないと思った…などなど、求職者がミスマッチを感じるシーンは様々です。

条件面では、勤務地、給与、勤務時間など、求職者が気にしそうな項目をリストアップし、同じ業界や地域の他社と比較してみることが効果的です。企業様にも求職者にも譲れない部分があるので、完全にマッチさせるのは難しいかもしれません。

問題なのは職場の雰囲気や働き方など、条件で割り切れない部分。
面接前・面接当日・内定後のフォローで求職者の不安材料を払しょくすることが最優先です。
そのためのコミュニケーション方法について、以下で触れていきたいと思います。

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まずは何より、丁寧な対応が大切

求職者の不安を取り除くためには、信頼できる関係構築が必須です。
最終的に内定を辞退することになったとしても、信頼関係があれば無断辞退を避けることが期待できます

そのために重要となるのが「関心」「受容」「共感」です。
相手のことを知り、相手を受け入れて共感する。基本的なことですが、求職者と企業という関係になると忘れてしまいがち。
せっかく数ある企業の中から自社を選んでくれた求職者への対応は、丁寧すぎるほどでも良いくらいです。

また、メールや電話でのやり取りよりも、会って直接話すことをおすすめします。
文章だと聞きづらい質問でも口頭だと気軽に聞けますし、何より細かなニュアンスが伝わりやすく、結果的にミスマッチを避けることにつながります。

面接後に飲み会をする企業も…。

二日酔いの男性

ある企業では、最終面接の後、内定を出す前に応募者とチームのメンバーとで飲み会を開催するそうです。

表向きの目的は職場の雰囲気を開示することで求職者の不安を払しょくすることですが、真の目的は応募者の本質を見極めること。
基本的にその飲み会に参加した人は採用になるそうですが、一度だけお断りをしたこともあったそう。
酔うと人が変わるタイプだったため、やむを得ず不合格にしたそうです。

バブルの時代に就活を経験した私の母は、どの会社も面接後に豪華な食事で就活生をもてなしていたと話してくれました。就活生の不安を取り除くだけでなく、囲い込みをするという目的もあったようです。

求職者と企業の心理的距離を近づける方法として、飲み会や食事は有効です。
ただし、無理やり飲み会へ参加させたり、参加したかどうか自体を選考材料にしたりすることは問題になりかねません

あくまでも求職者の意思で参加するかどうか選べるように気遣ってあげる必要があります。

ペーシングを行う

前職で採用担当をしていたころは、ペーシングを意識的に行っていました。

ペーシングとは、相手と話し方やテンション、呼吸のペースを合わせるコミュニケーション方法です。
これによって会話にリズムが生まれ、安心感を持ってもらうことができました。

自分の聞きたいことを押し出すよりも、接待をするくらいの心持ちで臨んだ方が良いお話が出来たように感じます。

面接に来てくれた方への、特典は逆効果?

弊社のあるお客様は、面接に来た人全員にQUOカードなどの特典をプレゼントすることで面接実施率UPを図っておられました。

面接キャンセルは劇的に減り、面接数は倍以上。面接実施率UP効果は絶大でした。
ただし、業種によっては特典目当ての応募が増え、かえって面接後の辞退につながってしまったところもありました。
特典は求職者にとってわかりやすいメリットではありますが、使い方には気を付けた方がよさそうです。

まとめ

今回は説明会キャンセルと内定辞退について触れていきました。
求職者の不安を払しょくできるコミュニケーションを心がけ、よりよいイメージを持ってもらいましょう。また、たとえキャンセル・辞退をすることになったとしてもきちんと連絡がもらえるよう、連絡しやすい雰囲気づくりが大切です。

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この記事を書いた人
りんたろう

「九州発の人材プロフェッショナルファーム」リクルーティング・パートナーズ株式会社(通称:リクパー)でIndeedの運用を担当。リクパー最年少のディレクターです。
前職はパーソナルトレーナー。年上の女性(お客さん)からワインと花束を毎年頂いていました。チャラいわけではないですよ。好きなお鍋はもつ鍋。気温が低くなってくると毎日おこたでお鍋を食べたくなってしまう日本独自のあの気持ちに名前を付けたい今日この頃です...。

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