アルバイトのシフト管理をカンタンにするコツとは?便利なシステムもご紹介。

人事担当の皆さまへ
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こんにちは!リクルーティング・パートナーズ株式会社の牟田口です。

新型コロナウィルス感染拡大の影響を受け、日本中の人が、不要不急の外出を避けている状況かと思いますが、予定していた旅行やGWの帰省を諦めた方も多いのではないでしょうか。

そういう私もその一人ですが、GWには0歳児の双子の娘を連れて帰省する予定でした。今となっては立てた予定も無駄となってしましましたが、「出発の日は●時に出発して、このタイミングでお昼にして…」などとスケジュールを組んでいました。「ここで2時間ほど時間があくから、近くに子供たちが遊べる場所があればちょうど良かったのに~」などと言いながら(笑)

何故突然こんな話をしたかというと、日々Indeedを中心に、お客様の求人原稿を作成、改善しているのですが、ふとこのエピソードを思い出したのです。

最近のアルバイト募集の求人原稿を見ていると「1日2時間~OK」、「週1日~OK」などと、短時間の募集が増加しています。私がアルバイトをしていた当時はむしろフルタイムが主流で、短時間のバイトをするのはほぼ学生でした。その背景には以前の記事でも書いた「共働き」も関係しているかもしれません。

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扶養内勤務希望者を採用するメリットと採用ポイント
共働き世帯の増加に伴って増えている「扶養内勤務希望者」。重要な働き手として期待されている彼女ら・彼らを採用する際のポイントを求職者目線でご紹介します!働きやすさや収入面での配慮をアピールし、求職者の不安を取り除ける求人を作りましょう。

そして、原稿を眺めながら「働く人にとってはものすごく融通が利きそうでいいけど、シフトを組む担当者様は大変だろうな…」と思うわけです。

さっきの話ではないですが、「ここの穴あきシフトに入れるベストマッチな人がいればいいのにな…」などと思っている担当者様も多いことでしょう。

シフトが固定ではないということは、シフトを組む側はその分管理がとても大変ということを意味します。

業務を滞りなく遂行するにはシフト管理が非常に大切になってきます。
今回の記事は、そのような煩雑化しがちなシフト管理をカンタンにする工夫や、オススメ管理ツールのご紹介です。
貴社の煩雑なシフト管理の解決に向けたヒントになれば幸いです。

シフト管理でのよくある悩み

まずは、アルバイトスタッフのシフト管理にはどういった課題や悩みがあるのかを整理していきましょう。

シフトを効率的に組めない

特に複数のアルバイトを抱えている飲食店や施設の場合、うん十名といった数多くのシフトが同時に提出されることも多いです。その場合、各アルバイトの希望を考慮し、業務に支障が出ない様に抜け漏れなく時間帯を埋めていく必要があります。

これだけでも目を背けたくなりますよね…。

Aさんは月曜・火曜固定のフルタイム、Bさんは水曜10:00~15:00の固定シフト。
などのように一定であれば問題ないのですが…。担当者の苦労は想像に容易い状況が続いています。

シフトを守ってもらえない

せっかくうまく組んだと思っていたシフトも、確実に守ってもらえる保証が無いという悩みもあるでしょう。
こればっかりは、本人の意識の問題もありますが、現実として「当日になって、いきなり休まれた!」「直前になっていきなり遅刻の連絡がきた!」などの悩みは絶えません…。

急な欠勤などにシフトが対応できない

「子供の病気」や「忌引き」、「学校のテスト期間」など、やむを得ない理由での欠勤対応もあります。
突然のことではあるものの、理由から対応せざるを得ないのも事実…。

結局、他のアルバイトさんへのしわ寄せが発生したり、オーナー・社員さんが対応してピンチを凌ぐケースがほとんどです。

シフトに偏りが生まれて平等にならない

担当者としては、欠勤も少なく、雇用側の都合の良い時間にたくさんシフトに入ってくれる方を優先してシフトに入れたいのが本音でしょう。
しかし、それを偏らせてしまうと「入りたいシフトに入れてくれない」といった別の不満が現れてしまいます。
結果、せっかく育てたアルバイトスタッフの退職などにも繋がってしまうため、注意が必要です。

シフト管理のコツとは?

では、上記の様な悩みに、どう対処していけば良いのでしょうか。

みんなでオンラインでアクセス・共有できる、スプレッドシートなどを使う

企業によってはシフト用紙の提出による手動集計をしているところもあるでしょう。しかし、アナログ手法だけではなく、Googleスプレッドシートなどのオンラインツールを活用して管理することをお勧めします!

バラバラに集まった情報を担当者が手動で整理するのは大変です。

Googleスプレッドシートなどを使えば、アルバイト同士で外出先からでもシフト確認ができたり、他のアルバイトのシフト状況も可視化できるため便利です。(しかも無料です!)

「ここのシフトは第一希望ではないけど、人が少なくて大変そう…。ここに入れてあげようかな」
などといった自然な協力関係も生まれやすくなるはずです。

入りたい日のシフトではなく、絶対に入れない日のシフトを書いてもらう

よくある失敗ケースは、意外にも「入りたい日のシフト」を提出してもらうパターンです。

これだと、どうしても穴あきシフトが発生してしまい、「●●さん、ここのシフト入れる?」といったように、こちらからお願いする流れが発生します。

そうでは無く「絶対に入れない日のシフト」を提出してもらうパターンに変えてもらうことをオススメします。
そうすれば、必然的にシフトを埋めやすくなり、社員はどうしても足りないシフトにだけ注力すれば大丈夫なので効率的です。

提出期限をしっかり握っておく

アルバイトのシフト提出が遅れてしまうと、シフト表が完成するタイミングがギリギリになり、シフト調整がうまくいかなくなります。

シフトの提出期限を守ることはアルバイトそれぞれの勤務を守ることにも繋がるため、あまりに提出が遅れた方には「シフトは雇用側で決めて良いとみなす」などのペナルティを設けてもよいかもしれません。

シフト管理システムを導入する

一番確実且つ、担当者の負担も少なくしてくれるのが、「シフト管理ツール・勤怠管理ツール」と呼ばれるものです。

上記のような「時間」に対する穴埋めだけでなく、能力に応じた人員配置も簡単で、さらに一人ひとりの給与が違う場合などは「誰をどれだけシフトに入れたら経費がいくらになるのか」まで同時に計算してくれます。

労務の面でも非常に工数削減に繋がります。

おすすめシフト管理ツール!

世の中には数多くの管理システムがあるので、興味がある方は、是非ご自身で検索してみてください。
ここでは、私が調べた上で、便利かつそこまで費用がかからないものを少しだけご紹介いたします。

ジョブカン勤怠管理

No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」
導入実績50,000社以上。ITトレンド年間ランキング5年連続No.1。出勤管理、シフト管理、有休管理、残業管理まで勤怠管理業務に必要な全ての機能を備えています。無料から使えるので、タイムカードと比べてコストや業務時間を大幅に削減します。
  • 導入費:0円
  • 1ユーザーあたり:200円/月~
  • シフト管理、休暇/申請管理、工数管理は別途オプション料金:各+100円/月

これは弊社でも導入している管理ツールです。
どちらかというと社員勤怠管理に寄った仕様かもしれませんが、就業者本人の使い勝手もよく、休み申請などもこちらのシステムで全て管理できます。

シフオプ

シフト作成・シフト管理サービスの「シフオプ 」|リクルート社提供
「シフオプ」はリクルートが提供する、シフト管理システムです。複数の店舗間でアルバイト・パートのシフトや スタッフの共有を実現し、シフト管理に費やしていたコストや時間、労力を有効に活用できます。「シフオプ」はシフト管理に最適な管理システムです。
  • 初期導入費:0円
  • 1ユーザーあたり:300円/月

こちらはタウンワークなどを発行している版元のリクルートジョブズが提供するシステムです。
機能は非常にシンプルですが、使い勝手も良いシステムです。

jinjer勤怠

人事管理システム・人事管理ソフトのjinjer|株式会社ネオキャリア
jinjerは、国内初の人事領域のデータを横断的にマネジメントできるプラットフォームです。ブラックボックス化されてきた人事データを「数値化」「可視化」することで、人事戦略の最適解を導き、人事業務のパフォーマンス向上、更には企業経営の支援を実現いたします。
  • 導入費:100,000円~
  • 1ユーザーあたり:300円/月

こちらは携帯アプリから入力・申請などが行えるため、働いている人にとって使い勝手のいいシステム。
導入費が必要になるので、規模や従業員数に応じて検討する必要がありそうです。

CLOUZA

https://clouza.jp/
  • 導入費:0円
  • 1ユーザーあたり:200円/月~(利用人数制限:500名まで)
  • 機能限定の無料版もあり(利用制限人数:5名まで)

こちらは、シフト管理だけでなく、給与計算ソフトにも連携できます。
人事労務の工数も削減できるため、企業様としてはありがたいツールです。
5名までなら無料なのでお試しで使ってみるのもアリかもしれません。

oplus

oplus (オプラス) | クラウド型無料シフト管理サービス・アプリ
初期費用、月額利用料共に無料。PC・スマホ・アプリからいつでもどこでもシフト提出・シフト作成が可能。店長・管理者、スタッフ・従業員間のやりとりをクラウドでシフト表を共有することでより簡単に。
  • 費用:0円
  • 月額料金:0円

何といっても、導入費、利用費共に無料なのが特徴です。
スマホ、PCどこからでもシフトの提出も管理もできるので、初めてデジタル管理をスタートする企業様にもオススメです。

最後に

いかがでしたでしょうか?
「シフト管理」は非常に大切だと分かっていても、時間や工数を掛けすぎたくない!というのが、担当者様であれば誰もが思うところだと思います。

効率よく、且つ確実にシフトがスムーズに組めるようにするために、新しい工夫やアイデアを取り入れたり、管理システムを導入してはいかがでしょうか。

貴社の業務が煩雑から解放され、みんなが長く楽しく働けることを祈っております。


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この記事を書いた人
牟田口努

前職:食品卸商社(営業)→現職:リクルーティング・パートナーズ株式会社(通称リクパー)に入社。ここでも営業職に3年半従事させていただき、今はIndeed運用チーム内最年長ディレクターとして日々お客様の採用成功に向け奮闘中! 営業とは違った刺激を楽しむ毎日。最近は運動による代謝のスピードよりも身体に脂肪が付くスピードが上回っていて悩んでいます。「うんよう」と「うんどう」どっちも頑張ります。こう見えて3児の父。

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