(MTGツールのレビューつき)運用ディレクターがテレワークをはじめてみて、わかったことまとめ

人事担当の皆さまへ
この記事は約8分で読めます。

こんにちは!リクルーティング・パートナーズ株式会社のIndeed運用チームの藤野です。

弊社では4月13日から本格的にテレワークをスタートしています!
(Indeed関係のご質問やお問い合わせは通常通り受け付けています!)

オフィスワーク時代は、エクセルの数値を見ながら、電卓で計算をする(笑)といったかなりアナログなところもあったのに、そんな会社が全社テレワークなんて…と少し信じられない気もしています(笑)。

テレワークを開始してまだまだ日が浅いのですが、始めてから気がついたことは本当にたくさんあります。

今回は、初めてのテレワークを開始してから、個人的に気がついたこと(良いと思ったこと・やりづらさを感じること)などをまとめてみました!

業務上の変化について

まず、僕が普段やっている業務をご紹介します。
ざっくりと紹介するとこんな感じです。

  • Indeedの運用・改善業務
  • 顧客への運用レポート作成業務
  • 営業支援(提案内容の相談・営業同行など)
  • ブログ執筆

僕の場合はオフィスに出勤していても、基本はオフィス内で業務をしていました。
そのため、テレワークになっても、業務上で大きく支障が出ている業務は今のところありません。

社内・社外の方との打ち合わせについても、ベルフェイス、zoom、Wherebyなど各種オンラインMTGツールを使えば、特に支障なく出来ています。

しかし、それぞれのツールによってちょっとずつ違いがあるため、目的やシーンに合わせた使い方をした方が良いですね。

数回使ってみての使用感と、それぞれのオンラインミーティングツールのメリット・デメリット、個人的なオススメの利用シーンについて紹介します。

ベルフェイス

ベルフェイス - 電話しながら、対面以上の商談を
チームで売上を最大化する国内No.1のオンライン営業システム「ベルフェイス」の接続ナンバー発行ページです。担当者から電話で案内をうけた後、サイト上の「接続ナンバーを発行」ボタンをクリックし、4桁の番号を伝えるだけですぐにオンライン商談を始めることができます。

新型コロナウイルス対策のため、5月31日まで無料で利用できるようになっています。
コロナ対策として、ツールを無料で解放して下さっているメーカーさんが増えています。本当にありがたいですね。

このベルフェイスの場合、1対1での接続多拠点接続の2通りの接続の方法があります。

1対1接続の場合

1対1接続の場合は、音声は電話を使います。
そして、PCやタブレットなどの画面を通じて、相手と顔を合わせて話すことが出来ます。

メリット①
電話で音声をつなぐので、コミュニケーションに時差などが生じづらく、スムーズに会話が出来る!
メリット②
共有メモ機能(お互いにリアルタイムで記入出来る、画面メモ)を活用することで、話し合った内容の確認などができる。オンラインコミュニケーションの齟齬を少なくすることができます。
デメリット
電話に加え、PC・タブレットなど、2つ以上の機器が必要なこと。
社用の携帯が支給されていない場合は、会社の固定電話や私用の携帯を利用する必要があるのがネック…
ベルフェイス1対1接続のオススメ利用シーン

社内の人とのミーティング

社内の人とのミーティングであれば、途中でお客様から電話が入った場合などに一時中断することもできます。難しい設定の必要なく、使い慣れた電話を使ってスムーズにコミュニケーションが取れるため、ストレスなく使えると感じています。

多拠点接続の場合

ホストとなるユーザーがルームを作成し、そのURLを共有することで、一度に複数人で接続することが出来ます。

多拠点接続時の画面はこんな感じです。
参加者全員の表情が一覧で見えるので、反応を見ながら会議を進めることができます。

メリット①
案内されたURLにアクセスするだけなので、簡単でわかりやすい
メリット②
複数人が接続しても、顔が見えるためコミュニケーションがとりやすい
デメリット
ルームを作る度に、URLが変わる。同じグループとミーティングしたくても、前回のURLを使い回しできないため毎回発行する必要がある。

例えば、顧客と来週月曜日の12時~Webでの打ち合わせのアポイントが取れた場合などは、その直前にルームを作成して、メールなどを使ってURLを都度共有しないといけません。

↑前回の発行済みURLで入室しようとすると、終了の文字が出てきます。

ベルフェイス多拠点接続のオススメ利用シーン

社内外の多人数ミーティング

ストレスなく通話できるため、複数人でのMTGでも積極的に活用したいと思っています。
弊社の場合は基本のチャットツールとしてslackを導入しており、社内で簡単にURL共有が出来るため、メールなどと比べると共有の手間がかかりません。

zoom

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing
Zoom is the leader in modern enterprise video communications, with an easy, reliable cloud platform for video and audio conferencing, chat, and webinars across ...

「zoom飲み」などで一気に有名になったオンラインミーティングツール。
zoomはアカウント作成後、自分のルームを作ってURLを共有するだけで利用可能です。

メリット①
スマホアプリもあって使いやすい。使いやすさ抜群。
メリット②
自分の背景などを簡単に変えることが出来る。思わぬ個人情報の映り込みにも配慮。(部屋が汚くてもOK)
デメリット
3人以上でつなぐ場合、無料版だと時間制限がある。
3人以上で接続する場合、40分までしか使えなくなっています。
zoomのオススメ利用シーン

お客様との1対1接続での商談

音声がクリアなことはもちろんですが、スマホでも使えたり、背景が変更可能だったり機能の豊富さが嬉しいですね。シーンを選ばず気軽に使えるため、お客様との商談には使い勝手が非常に良いと思います。

Whereby

Video Meetings, Video Conferencing and Screen Sharing
Easy video meetings with no login or downloads. Video conferencing with screen sharing, recording and much more.

Wherebyもzoom同様、個人でアカウントを作成すれば、自分のルームを作成することが出来ます。
その後、招待したい人にURLを共有することで、接続が可能になります。

メリット①
音声がクリアである
メリット②
画面共有やチャットなど機能も充実している
デメリット①
画面共有をしていると、相手の表情を見ることが出来ない。
デメリット②
言語が英語…。どの機能も英語で表記されているため、画面共有などの機能を使いたくても、操作方法がわからない人もいる可能性があります。
Wherebyのオススメ利用シーン

社内メンバーとの定例ミーティング

ベルフェイスの多拠点接続と近しいイメージですが、一度ルームを作ったあとは、そのルームのURLをずっと使えます。

定例MTGなどいつも決まったタイミングで行うMTGに適していると思います。

その他、在宅勤務になったことで働き方や意識的に変わったことでよかったことなどをご紹介します。

オフィス業務とは違う、在宅ワークのいいところ

通勤時間が業務時間に充てられること

僕はDoor to Doorで約1時間かけて通勤をしていたのですが、通勤のための時間がなくなったので、非常にメリットを感じています。

普段の通勤では電車に乗っている時間は読書をしたり、新聞を読んだりしていたのですが、自宅から駅まで〜駅から会社までの徒歩の時間、約20分はただ歩いているだけでした。

往復で約40分を業務時間に充てられるようになったのはメリットに感じています。

社内の人とのコミュニケーションの頻度が上がった

一斉に全員が在宅勤務になったからか、社内の人とのコミュニケーションを積極的に取ろうという意識が強くなった気がしています。
そのため、社内の人と電話で会話をする機会が増えています。

普段の業務では見られない、ほっこりとするような場面が増えた

Webミーティングをしていると、お子さんがいらっしゃる家庭からは、子どもの泣き声が聞こえたり、旦那さんや奥さんが画面を横切ったりピンポンが鳴ったりなど普通に会社で仕事をしているときには、あり得ないことが多々あります(笑)。

そういった場面で、ちょっとほっこりする気分になることがあります。
同時に、お子さんがいらっしゃる社員に対する尊敬度合いが大きくなりました(笑)。

逆に、在宅ワークでやりづらさを感じる点

ちょっとしたコミュニケーションの取りづらさ…

普段だったら、隣の人にちょっと聞けばいいだけのことであっても、チャットツールなどを使って聞かないといけないのは少し面倒だなと感じます。

個人個人の家庭のネット環境の不安定さ

私の場合、会社支給のポケットWiFiを使って作業をしているのですが、すごくネットが遅くなることがあります。
マンションの共有インターネット回線の場合などは、在宅ワークの方が増加したこともあり、回線の取り合いになっているケースもあるようです。

デスクや椅子がオフィス用品でない場合、足腰に負担が…

ひとり暮らしの場合だと、机と椅子がない方も多いのではないでしょうか。

また、ダイニングセットがあっても、長時間座って作業をするのには適していないため、結構しんどいなと感じます…。
会社に用意していただく、オフィス用のデスクと椅子の機能性をしみじみ感じます…。

その他、個人的なこと

無駄に健康に対する意識が向上する

普段からデスクワークが中心だったため、在宅ワークになってからも特に仕事のスタイルが変わることはないはずです。

しかし、なぜか在宅ワークだと「運動しなければ!」「健康的な食事をとらないと!」…と、普段よりも健康体を維持するための意識が強くなりました。

Webミーティングの時の無言が怖い…

直接顔を合わせての会議ではあまり気にならないのですが、Webミーティングのときの無言の時間は「音声が聞こえてないのかな?」と考えたりして、そわそわしてしまいます…。

そのため、出来るだけいつもよりオーバーめのリアクションを取るように心がけています。

視界に入るものを意識する

例えば、雨が降っているからと洗濯物を部屋干ししている状態でWebミーティングをすると、なぜかものすごく嫌な気分になります。(視界に自分の下着などがある状態で話すと、少し失礼なことをしているような気になります…)

そのため、自分の視界に入る部分にそういったものを置かないように気を付けています。

結果、きちんと部屋を整えるクセがつきました。

最後に

いかがでしたでしょうか。

今回はテレワークをはじめてみて、気がついたあれこれについてご紹介しました。
Webミーティングツールの使い勝手など参考にして頂ければ幸いです。

また、これからテレワークを実施する!といった方がいらっしゃいましたら、ぜひ、この記事を参考に、事前に準備が出来るものは備えておくことをオススメします!


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この記事を書いた人
藤野将大

神戸大学卒業→インターネット広告(営業職)→人材派遣会社(営業職、企画・広報職)を経て現職へ。新卒入社以来ベンチャー企業を渡り歩いてきました。
現在は九州発の人材プロフェッショナルファームのリクルーティング・パートナーズ株式会社(通称:リクパー)でIndeedを活用した採用支援をメインで行っています。

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