(新社会人向け)メール署名の必須項目!コピペで使えるテンプレ付録つき

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こんにちは!リクルーティング・パートナーズ株式会社のりんたろうです。
今回は、主に新社会人の方向けの記事になります!

突然ですが、あなたは人とやりとりをするとき、メールをよく使いますか?
もしかすると、「やりとりはLINEがメインだから、メールはほとんど使ったことがない…」という方もいらっしゃるかもしれません。

メールの書き方を新卒研修で教えてくれる会社もありますが、ビジネスメールというものは敬語以外にも色々なルール(会社のルールも含む)があり、なかなか全てを覚えるのは大変です。

しかもビジネスメールは、普段の友達とのメッセージのやりとりとは違います。
あなたがどの企業の方なのか、次連絡をする時にはどこに連絡をすればいいのかを明確にしておく必要があります。いわばWeb上の名刺です。

そのため、メールの末尾には企業名や連絡先などをまとめた「署名」を載せておくのが通常です。
テンプレートを設定しておくと、楽に入力できますね

今回は、メール署名の必須項目と署名デザインのテンプレをご紹介いたします。

〈こんな方に読んでほしい〉
・これからメールをよく使うことになる学生や新社会人の方
メール署名をいちいち入力するのが面倒だと感じている方
・社内でメール署名を統一したいとお考えの方

ビジネスメール署名の必須項目と注意点

先述したとおり、ビジネスメールにおける署名はいわば名刺です。
一般的な名刺に載せるような項目はたいてい必須となっています。

また、署名にはPRしたい情報を加えることも出来ます。HPのURLや、お知らせなどを載せている方もよく見かけます。

●ビジネスメール署名の必須項目
・会社名と会社所在地
・所属部署や課
・役職
・氏名
・電話番号(固定、携帯)、FAX番号、メールアドレスなどの連絡先
●ビジネスメール署名に入れられる項目
・Webサイト(HP)のURL
・その他(お知らせ、SNS、ロゴ画像など)

署名の設定方法(Outlook)

メール署名に必要な項目は意外と多いですよね。
署名をあらかじめ設定しておくと、簡単に入力できて便利です。

今回はマイクロソフト社のWebメールサービス「Outlook.com」での設定手順をご紹介します。

①メール作成画面を開き、署名を登録します

「メッセージ」>「署名」>「署名」の順にクリックします。

②「新規作成」>新しい署名の「名前」を設定

「新規作成」>新しい署名の「名前」を設定します。

③「署名の編集」の空白欄に署名を入力していきましょう

④作成した署名をメール作成時自動で表示させる設定をつけましょう

「新しいメッセージ」、「返信/転送」のプルダウンメニューから選択することで、メール作成時に自動で署名がつくようになります!
これを設定すれば、いちいち署名をコピペする必要がありません。便利ですね。

ただし、部署異動をした場合など、ここの署名を書き換えるのを忘れてしまうと旧署名のままでメールが飛んでしまうため、注意が必要です。

⑤会社ブログ、ホームページなどのリンクを設定する方法

メールの署名には、リンクを設定することもできます。
※HTML形式のメールのみです。テキスト形式メールの場合はリンクが使えません。

会社のホームページやブログ、期間限定のイベントページなどのリンクを設定することで、メールを受信した方に手軽にアピールができます。

ただし、あまりリンクの数が多いと宣伝目的のメールのように見えることもあります…。
メルマガであれば受信を希望しただけ方に送信できるのでOKですが、色んな立場の方に送信することがあるビジネスメールの場合、リンクの数は少なめ(多くても3個)にしたほうがいいでしょう。

「表示文字列」が対象の文字になっていることを確認し、「アドレス」欄にリンク先のURLを入力すれば完成です。

【付録】ビジネスメール署名テンプレート(コピペOK!)

ここからは実際にコピペして使っていただけるテンプレート集です。
気に入ったものがあれば、ぜひ使ってみてくださいね!

シンプル系の署名テンプレート

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株式会社○○○○
○○部
陸羽 太郎

〒000-0000 福岡市○○区1-2-3
TEL: 092-0000-0000 FAX: 092-0000-0000
Email: ricpa@example.com
URL: http://example.com/

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  陸羽 太郎 / RIKUPA TARO

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  URL: http://example.com/

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デザイン性のある署名テンプレート

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◆ Taro Rikupa
◆ Manager, ○○Department
◆ ○○○○ Co., Ltd.

◆ 1-2-3, Tenjin , Chuoku, Fukuokashi, 810-1234, Japan
◆ E-mail: ricpa@example.com
◆ Tel: 092-0000-0000 ◆ Fax: 092-0000-0000

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※ハイパーリンクを活用した例。各文字にURLを埋め込むことで設定可能です。

【参考】りんたろうの署名

最後に、実際に僕が使っている署名も紹介させていただきます!

一般的なシンプルなものです。企業様の重要な情報を取り扱わせていただいているので、(絶対起こらないように徹底していますが)万が一誤送信してしまった際のため、署名欄の最下部に「秘密保持のお願い」を追記しています

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リクルーティング・パートナーズ株式会社
採用ソリューションブランチ 戦略商品推進グループ

伊藤 凜太郎 <Rintaro Ito>

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*秘密保持のお願い*

送信した電子メール(添付ファイル等を含む)には、個人情報や
機密情報が含まれている場合があります。
当方が誤ってお送りしたメールを受信された場合には、お手数をお掛けし、
大変申し訳ございませんが、ご連絡をいただきますようお願い致します。

また、重ねての勝手なお願いとなりますが、メールの開示、複写、配布
その他の利用をお控えいただきますようお願い申し上げます。

最後に

社会では一般的なメールのやり取り。その中の署名欄はあなたの顔とも言えます。

必須項目がきちんと入っているのは大前提ですが、オリジナリティを出すことで、相手に自分のことを印象付けることもできます。

ただし、あくまでもビジネス用ですので、アレンジはほどほどにしましょう。
以前、文字色を変えてカラフルな署名を作ったことがありますが、目がチカチカするのですぐに止めました…。

最後までお読みいただきありがとうございました。あなたのビジネスライフがよりよくなることを祈っています。

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この記事を書いた人
りんたろう

「九州発の人材プロフェッショナルファーム」リクルーティング・パートナーズ株式会社(通称:リクパー)でIndeedの運用を担当。リクパー最年少のディレクターです。
前職はパーソナルトレーナー。年上の女性(お客さん)からワインと花束を毎年頂いていました。チャラいわけではないですよ。好きなお鍋はもつ鍋。気温が低くなってくると毎日おこたでお鍋を食べたくなってしまう日本独自のあの気持ちに名前を付けたい今日この頃です...。

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