売上管理で使える!Googleスプレッドシートの関数を解説

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こんにちは、リクルーティングパートナーズ株式会社の山崎です。

前回はExcelでの応募者管理について紹介させていただきました。

関数が苦手な人向け!応募者管理で使えるExcel関数5選(テンプレート付録つき)
みなさんは「応募者管理」をどのように行っていますか?いちいち各求人サイト専用の応募者管理画面やメール通知などで応募者情報を確認するのは大変ですよね…。今回はExcelを用いた便利な管理方法をいくつかご紹介します。関数が苦手な方にもわかりやす

おかげさまで予想以上に多くの方に閲覧いただいており、ありがとうございます!
ただ、昨今のテレワーク、在宅勤務の影響で、自宅PCにExcelのソフトがない…という方も多いと聞きます。
また、データを共有するメンバーの中で一人でもExcelを持っていない方がいる場合、共有の際にデータを開けなかったり、フリーのOfficeソフトを使ったら、更新後にデータが破損した…というケースもありえます。

今回はそんな方のために、オンライン上で誰でも無料で使える、Googleスプレッドシートを使ったデータの作成・管理方法をご紹介します!

Googleスプレッドシートって何?

Googleスプレッドシートは、Googleが提供している表計算ソフトです。
MicrosoftのExcel(エクセル)と同様に、グラフや表の作成ができます。

Google スプレッドシート - オンラインでスプレッドシートを作成、編集できる無料サービス
パソコン、スマートフォン、タブレットのどこからでも新しいスプレッドシートを作成して、他のユーザーと同時に編集。インターネットに接続していなくても作業を継続でき、Excel ファイルも編集できる、Google の無料サービスです。

Googleアカウントを持っていれば、誰でも無料で利用できるサービスです。
Excelとの大きな違いは、すべての作業をオンライン上で行うため、いつでもどこでも、作業することができるという点です。

また、作業中のデータは、内容を更新するたびに自動で保存されます。保存し忘れが起きないため、便利ですね!

Excelは、上部のリボン(メニューバー)に様々な機能が搭載されていますが、GoogleスプレッドシートにもExcelと同じ基本機能として揃えられています。

↓こちらがおなじみのExcel。

↓そしてこちらが、Googleスプレッドシート。

Excelを使い慣れた方にとっては、機能がほぼ同一のため、操作に馴染むのもすごく早いです。

Googleスプレッドシートで応募者をやってみよう!

応募者管理で使える関数5選 (VLOOKUP、IF、IFERROR)

前回のExcel向けの記事で紹介した関数、COUNTA、COUNTIF、SUM、COUNTIFS、VLOOKUPについての詳細な解説はコチラをご覧ください。

関数が苦手な人向け!応募者管理で使えるExcel関数5選(テンプレート付録つき)
みなさんは「応募者管理」をどのように行っていますか?いちいち各求人サイト専用の応募者管理画面やメール通知などで応募者情報を確認するのは大変ですよね…。今回はExcelを用いた便利な管理方法をいくつかご紹介します。関数が苦手な方にもわかりやす

(1)まずは応募者情報をまとめる表を作成

まず、まっさらなGoogleスプレッドシートに応募者情報をまとめるための表を作成します。

1行目には、社内で管理するために必要な項目を入力し、2行目以降には、管理画面で取得した応募者情報を貼付します。

(2)2シート目に店舗情報の表を追加しましょう

次に、店舗情報の表を作成します。
シートを追加するには、下記の赤枠内にある「+」マークをクリックします。

これで2シート目が追加されました。
今回はこのような情報で作成しました。

この2つのシートの表を用いて、応募者管理を行っていきます。

1. 店舗連絡先を引き出す【VLOOKUP関数】

指定された範囲の1列目で特定の値を検索し、指定した列と同じ行にある値を返します。

=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)

使用例

店舗連絡先(G列)に店舗情報シートの電話番号を反映させる際に使用します。

データを参照したいシート名:店舗情報

入力するセル

G2

セルに入力する式

=VLOOKUP(F2,‘店舗情報’!$A$2:$D$6,2,FALSE)

式の結果

092-406-2691

説明

応募した店舗ごとの連絡先を引き出します。検索したい値を基準にして、指定した範囲のデータ(表)の中から該当するデータを自動取得します。

検索値:F2
範囲:店舗情報のシートのA2~D6

※検索値と等しいデータがある列(A列)を基準として、右側のデータを範囲指定する
※範囲を固定したい場合は、セルの列番号・行番号の前に「$マーク」を付ける

 セル番号にカーソルを合わせ、F4キーを押すと$マークがつく。

【通常】‘店舗情報’!A2:D6 → 【範囲固定】‘店舗情報’!$A$2:$D$6

列番号:A列からD列の範囲のうち、一番左端を基準として2列目(B列)にあるデータを引き出す。

検索方法:完全一致の場合は「FALSE」、近似一致の場合は「TRUE」

同様にG3~G15セルにも式を入力し、完成したデータがこちらです。

2. エラー値を非表示にする【IFERROR関数】

セル内の式がエラーとなった場合、エラー値を返します。
(※エラー値:#N/A、#DIV/0!、#VALUE!、#REF! 等のこと)

=IFERROR(値,エラーの場合の値)

使用例

前述のVLOOKUP関数を用いた際に、応募者情報の記載がない15行目、16行目の店舗連絡先はエラーとなっています。

エラー値が記載されたままでも特に問題はないですが…。
ちょっと気になってしまうという場合は、IFERROR関数で非表示にします。

入力するセル

G15

セルに入力する式

=IFERROR(VLOOKUP(F15,’店舗情報’!$A$2:$D$6,2,FALSE),””)
黄色部分は、前述で入力した式です。

結果

空白

説明

店舗連絡先を取得するVLOOKUPの式がエラーの場合は、エラーの場合の値を返します。
エラーでない場合は、VLOOKUPの式の値自体を返します。

今回は、エラーの場合の値が、空白になるようにします。

・空白の場合:””(ダブルクォーテーションをふたつ入力)
・数値の場合:0(そのまま指定したい数値を入力)
・文字列の場合:”なし”(文字列をダブルクォーテーションで囲う)

G2~G14、G16セルも同様に入力した結果はこちらです。

応募者情報の入力がない15、16行目のみ空白となりました。

3. ある条件によって処理する【IF関数】

論理式(条件)の結果によって、指定された値を返します。

=IF(論理式(条件),結果が真の場合,結果が偽の場合)

使用例

会社や店舗によっては、募集の際に年齢制限を設けているところがあるかと思います。

今回は、60歳定年制により、60歳未満の応募者を対象とする場合を想定します。
年齢制限(H列)にC列の年齢に応じた結果を反映させる際に使用します。

入力するセル

H2

セルに入力する式

=IF(C2<60,“○”,“60歳以上”)

式の結果

説明

C列の年齢の値が、60歳未満の場合は「○」、60歳以上の場合は「60歳以上」と自動で入力されるようにします。

論理式(条件):C2<60
結果が真の場合:“○”
結果が偽の場合:“60歳以上”

※文字列を入力する場合は、文字列の前後を”(ダブルクォーテーション)で囲みます。

同様にH3~H14セルにも式を入力し、完成したデータがこちらです。

ちょっとした工夫で、採用条件の見落としを防ぐことができそうですね!

Googleスプレッドシートならではの関数が存在する!

前述までの関数は、Excelでもそのまま使用することができます。
しかし、Googleスプレッドシートには、Googleスプレッドシートならではの関数があるんです!

以下は番外編としてご紹介します。
非常に便利なので、ぜひ使ってみてくださいね。

セルのコピーが不要になる!? 配列関数【ARRAYFORMULA関数】

私はこの関数を知ったとき、衝撃を受けました。とっても便利で、優秀な関数なんです!

100行、1000行、それ以上などのセルに同じ内容をコピーしないといけない…という面倒な作業をカンタンにできる関数です。

入力した配列数式の結果を指定した範囲のセル(複数セル)に渡って返します。

= ARRAYFORMULA(配列数式)

使用例

前述のVLOOKUP関数を入力したG列に、ARRAYFORMULA関数を用いてデータを反映させます。

入力するセル

G2

セルに入力する式

=ARRAYFORMULA(IFERROR(VLOOKUP(F2:F16,’店舗情報’!$A$2:$D$6,2,false),””))

式の結果

092-406-2691

説明

配列数式は、指定した範囲のセル(配列)を対象に、1つの数式を作成します。

配列数式:IFERROR(VLOOKUP(F2:F16,’店舗情報’!$A$2:$D$6,2,false),””)
G2のVLOOKUP関数の検索値:F2
G2の数式をコピーしたい範囲:G2~G16

実際に入力する配列:F2:F16
※G2セルの検索値F2を基準として、G16セルまでデータを反映させるため、F16までの範囲を指定する

注意点

指定した範囲のセル内になんらかのデータが入力されている場合は、エラーが出ます!
今回の場合は、G2セルにARRAYFORMULA関数を入力し、G3~G16にデータを反映させるので、G3~G16に入力されているデータは削除します。

完成したデータがこちらです。

入力したのは1つのセルのみですが、指定した範囲のセルにしっかりとデータが反映されています。

100行、1000行と同じ内容をコピーしなければならない場合には、大変役立つ関数ですので、ぜひ試してみてください!

他の人へ、データを共有する方法とは?

普段からExcelを利用されている方は、Excelごとにパスワードをかけて送付したり、社内の専用サーバに保存して共有するのが一般的かと思います。

Googleスプレッドシートでは、シートごとにURLが発行されるため、それを他者へ教えることで、データを共有することができます。

URLを特定されてしまったら、情報漏洩するのでは?と心配される方も多いかと思いますが、他者と共有する際に一工夫するだけで、その心配もなくなります!

他の人へGoogleスプレッドシートを共有する方法

1.Googleスプレッドシートの右上にある「共有」をクリックする

2.リンクの共有の設定をオフにする

グレー部分の「オフ – 特定のユーザーだけがアクセスできます」をクリックすると、共有の設定を変更することができます。

オフ – 特定のユーザーだけがアクセスできます ※おすすめ!
オン – リンクを知っている全員
オン – ウェブ上で一般公開

詳細をクリックするとリンクの共有を「オン」に変更することもできます。

3.共有したいユーザーを自分で設定する場合は、赤枠部分に対象ユーザーのGoogleアカウント(メールアドレス)を入力し、完了をクリックする

これにより、特定のメンバーにだけデータを公開できるようになります。

社外秘の情報を含むデータなどは、リンクを「オフ」にし、対象ユーザーを登録することで情報漏洩を防ぐことができます。

ぜひご活用くださいね!


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