リモートのリの字もなかった九州の企業が2週間で完全在宅ワークに切り替えるためにやったこと

事例
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太田
太田

バックオフィス勢の皆さん!コロナ対応おつかれさまです~~~(むせび泣き+大声激励)

こんにちは。リクパーのおおたです。

新型コロナウイルスの感染拡大に伴う対策として、リクパーでも4月13日より(一部部署を覗き)ほぼ全社員の在宅ワークを開始しました。

リクルーティング・パートナーズ株式会社
リクルーティング・パートナーズ株式会社は株式会社リクルートの九州地区における事業パートナーとしてHRM(ヒューマンリソースマネジメント)領域のあらゆる課題に対し、採用・人材開発・組織活性などの人材ソリューションをワンストップで提供しています。

「このタイミングだからこそ、スピード感としなやかさをもって組織や働き方を変えていこう!」
そう決めたのが約2週間前。たった10営業日ほどで、ほぼ全社員がリモートワークへ移行することになりました。
毎日猛スピードで繰り返される意思決定を眺めながら、「これはもしかすると、同じような境遇の企業さんにとっても役立つかも・・・?」と感じましたのでまとめてみることにします。在宅勤務導入の事例として、お役に立てましたら幸いです。

ちなみに、事業特性上リモートワークに切り替えやすい企業様に関してはフィードフォース株式会社・人事のなべはるさんの記事が大変参考になります!

原則テレワークに切り替えた会社のバックオフィスがやったことまとめ|人事のなべはる|note
新型コロナウィルスの影響で、急きょ「原則テレワーク」に切り替えるためにバックオフィスがやったことをまとめました。 これから原則テレワークに切り替える方に少しでも参考になればうれしいです。 ↑この記事のきっかけになったツイート↑ 前提:企業情報と実施したテレワーク対応 【企業情報】 社員数:約90...
<企業情報>
・社員数:約68名
(AP・業務委託合わせると約100名)
・福岡4拠点、熊本・長崎・鹿児島・沖縄・東京に各1拠点ずつ=計8拠点
・内勤スタッフ(AP含む)7割、営業3割
・求人広告代理店事業が収益の約8割
 ∴版元からの貸与PCやシステムにアクセス制限があるなど、在宅ワークはやや不向きな事業内容

なんのためのリモートワーク?

急を要する中での体制変更ということもあり、細かなルールについてはできる限り現場が意思決定権を持てるようにしました。そこで重要になったのが、全体の骨子となる方針です。
代表からマネジャー・リーダークラスのメンバーに下記のような方針が出され、現場はこちらをもとにチームメンバーと会話し、走り出すことにしました。
※下記要約。実際には、対マネジャー・対メンバーで伝える言葉を分けています。

メンバーとご家族の生命安全が何よりも最優先

その観点を第一義として「どういう状況下においてもメンバーが安心して仕事を続け生活の糧を得られるための職場環境を提供する」こと。

まずは踏み出すこと

見切り発車でもいいから、やってみること。やってみてから、考えること。

「コミュニケーションの密度と信頼関係を深める」のが要

困りごとは即相談して、知恵を出し合って解決すればOK。しくみや制度ではなく、仲間を想う気持ちと日々の創意工夫を重ねていくこと。

中長期的にみると、リモートワークは競争優位性を高めるチャンス

どこにいても、8バリューでつながった仲間と“ひとつ”になれる組織を作っていくこと!

営業部門がやったこと

前述の方針に基づき、細かな運用ルールはあえてトップダウンではなく各チームで決めてもらうようにしました。
みんなで動いてもらったのは下記のような項目です。

チーム体制およびツールの整備

グループウェア:
日頃からサイボウズofficeやメールワイズ、KINTONEを活用していたチームは営業・内勤ともにかなりスムーズに移行完了。

進行管理、タスク管理:
Excelや共有サーバー内のファイルで進行管理やタスク管理を行なっていたチームは、trello、KINTONE、slackでの代替機能を活用。

紙やFAXを使用する業務:
・FAXはメールで送受信ができるように設定。
・校正紙確認等紙に書き込む系の業務が発生する部署はタブレット端末+ペンタブレットを購入しました。
使用感も問題なく、「むしろなんで今までやってなかったんだろう…!」くらいのテンションの上がりようでした(笑)タブレット端末についてはデュアルモニターとしても活用できているようです。

勤怠報告・業務報告の仕方

・各自フォーマットを作り、slack上で業務報告
・朝礼・夕礼を実施するチーム多数
・連携が密な部署は常時オンライン通話(slackなどで)接続

雑談(ザッソウ)の場づくり

・雑談やコミュニケーション設計については、テレワーク開始後も各チームそれぞれ議論を継続中。
・オンラインランチ会や飲み会を開催するメンバーも。
そこでの雑談を通じて新しい企画が生まれることもあり、距離を気にしないオンラインコミュニケーションならではのメリットも生まれています。
・slack上に「#伊藤家の在宅」「#スナックおきまり」「#6男6女12人の大家族森部さんチ」など、チームごとに個性豊かな雑談チャンネルが登場。

こういう地味~なコミュニケーションって、あんまり意識してなかったけど日々の癒しだったんですよねえ…(じんわり)

管理部門がやったこと

バックオフィスは、管理部門のスーパーアマゾネス(先輩社員)がほぼ1人で「エイヤァァァアアア」と決め、手配してくれました。管理部門が部門主義に陥らず全社視点で推し進められたことが、リモートワーク実現のカギだったのかなと感じます。

やるべきことが多すぎたため、あらかじめメンバーに求めるシンプルな行動指針を先に規定し、それに基づいて光の速さでタスクを洗い出していきました。

(1)メンバーに遵守してほしい行動指針を決定
 ―個人情報・データの徹底保護
 ―在宅のみ(カフェ等は認めない)
 ―職業倫理感を持って業務遂行する
(2)業務洗い出し・mustとwantに分類
(3)いったんmustのみに絞り、遂行
上記に基づいて実行されたタスクが下記。
■具体的なタスク
・パソコン・備品持ち出しルールの改定
・情報セキュリティに関するルール確認、改定
・パソコン、ポケットWi-Fi、社用携帯の必要台数把握・購入・送付
・全社共通WEB(オンライン)商談ツール導入検討
・各種ルール整備・社内向けマニュアル作成(勤怠、質問窓口、テレワークにおける経費精算、補助、セキュリティ保護等…)
・お水業者さん、オフィスグリコさん、お弁当屋さん、清掃会社さん、宅配業者さんへの連絡
・cloudthrow(オンラインストレージ)、KINTONE、メールワイズ、サイボウズofficeなど、業務管理ツールの全社整備
・電話回線の転送設定、ボイスメッセージ録音
・公式サイトへお知らせアップ・顧客への案内
・どうしても社内にいないとできない業務の依頼まとめ

オフィス・ビフォーアフター

本社リモートワーク開始前夜はこんな感じ(4月10日)。

(約40名+髪を振り乱して画面をにらみつけるスーパーアマゾネス)

貸与機器の梱包作業などは業務終了後に手分けして実施。夜逃げ感あふれてました…。

ヤマト運輸さんのPC配送用段ボールの機能美が素晴らしすぎてテンション上がるぅ♥

そしてこちらが本日の様子。一部の対象者を除き、無事に原則全員在宅ワークを実施中!
現場・管理部門の柔軟性とお取引先様の協力もあり、予想以上のスピード感で実現することができました。

これから取り組むべき運用面の課題

出勤しなければならない仕事問題

一方で、まだまだ残している宿題もあります。
ひとつは、「なんやかんや出勤しなければならない業務をどうするか」。
重大な個人情報を扱う業務のほかにも下記のような業務が残っています。

・金庫番
・押印対応(話題になってましたね…)
・郵便物やFAXの発送・受領
・本社電話対応(お客様とのお約束上、留守電などに切り替えていない回線もあります)
・郵送やヤマト集荷がある際の対応
・オフィス内入退出記録管理
・お榊の水換え・取換え
・掃除、ゴミ出し、備品補充など
めちゃくちゃ大変というほどでもないものの、誰かがやらなければいけない「雪かき」みたいな仕事。これを現在は出勤している一部のメンバーが担っている状態です。
こうした「雪かき仕事」と出勤/在宅のバランスについては、今後改めて考えていきたいです。

さみしさ問題

リモートワークに切り替えたことにより、チーム間でのコミュニケーションの頻度・量はむしろ上がった!という声を聞くことが多いです。離れているからこそ積極的に雑談を交わそうとする姿勢もあって素敵。

一方で、「通信状況やマイク・スピーカーの不具合によるコミュニケーションのしづらさ」「自チーム以外のメンバーとの会話は減ってしまって寂しい…」との声もちらほら。

原則リモート期間中のうちに様々なサービスやアプリなどを試しながら、slack上に仮想オフィスを立ち上げる勢いでコミュニケーションの質・量ともに改善していきます。

制度やしくみとの連携

人事としてこれから磨いていきたいのは「風土」「ルール」。サイボウズの青野社長の『チームのことだけ、考えた。』にあるように、多様な働き方を競争優位性にまで高めるためには組織風土と人事評価や給与制度などの整備が必須です。

サイボウズ社長が語る「ワークスタイル変革の要件」
今回は、サイボウズの青野慶久 代表取締役社長と、日本IBMの小島賢二 アプリケーションプラットフォーム・テクニカルセールス部長の発言を紹介する 。
・文化・風土醸成のための取り組み
・目標管理や評価、給与など制度面の変更
・生産性向上、業績向上のための施策
・就業規則・賃金規則の改定
しかしながら常に頭の片隅に置いておきたいのは「私たちはサイボウズさんやフィードフォースさんにはなれない」ということ。決して悪い意味ではなく、事業特性、カルチャー、意思決定プロセスの在り方など組織運営のあり方自体が違うのだから、風土も違えば導入する制度も違っていてあたりまえ。
先進企業の例などを参考にしつつも、前述の方針にのっとりリクパーらしい風土・しくみを培い、社員がのびのびと力を発揮できる環境を作れたら、と考えています。

まとめ

新型コロナウィルスの影響による原則リモートワークへの移行は、あくまで試作品(プロトタイプ)のようなもの。
リクパーのメンバーはだいたいみんな「頭より足が出ちゃう」タイプ。一気呵成の仕上げ方がむしろ性に合ったのかもしれません(笑)。

これまでと変わらない品質でサービスを提供できる体制は整えられたものの、宿題はまだまだ山積みです。コロナ禍をできるかぎり前向きに受け止め、お客様やお取引企業各社のご理解・ご協力をいただきながら、ローカル企業のお手本になれるようなリモート推進とナレッジ共有を行ってまいります。

いろいろ大変な状況だからこそ、「しなやかさと冒険心」そして「いろいろあるけど、今日も笑おう」の言葉を忘れずに、試行錯誤を楽しみたいなと思います!

この記事を書いた人
おおた

京都の大学卒→美術系の出版社で丁稚奉公→大学事務→2016年リクルーティング・パートナーズ株式会社に入社。

求人チラシを肴に酒が飲めるほどの求人広告好き。人事/広報/採用/広報/ライティングまわりのなんでも企画屋さん。

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