面接日程連絡?不採用通知?これで完璧!応募者へ送信するメールの書き方(コピペで使える雛形つき)

よくある問い合わせ
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こんにちは、リクルーティング・パートナーズ株式会社の山崎です。

Indeedやその他の求人広告に求人票を掲載していると、応募者とメールでやりとりするという場面に遭遇しますよね?

採用担当者様
採用担当者様

電話連絡じゃなくてメールを希望する応募者が多いわ…。

失礼にならないメールの文面って、どんなのかしら。

せっかくの応募者だから、しっかり正しく対応したいわね。

採用ご担当者
採用担当者様

うーん、どういう流れで、どういうメールを返せばいいんだろう…。

いきなり「●日、面接に来てください!」というメールを送るのも、なんか違うよな。

誰か、応募者対応の連絡フローとメールの書き方を教えて〜!

初めて採用担当として業務を始めた方や、電話連絡のほうが慣れてるし簡単という方からしてみれば、メールでの連絡は、どのような文章を送付したら良いのか?、どのような流れで対応したら良いのか?など、わからないことが多いかと思います。

今回はそんなご担当者様向けに、応募者対応の連絡フロー応募者対応のケース別メールテンプレートをご紹介します!

これで完璧!応募者対応の流れを説明

今回は例として、人材業界のプロである弊社が実際に行っている、Indeedから応募が入った場合の対応フローをご紹介します。

応募者とメールで連絡を取る場合、最初は、応募に対するお礼と今後の選考に関する案内メールを送付します(①)。

応募者から返信があった場合は、選考日程の調整を行い、日程確定のメールを送付します(②)。
選考日までに期間が空いてしまう場合は、選考日の前日に再度案内メールを送付すると親切ですね。

また、選考当日は、求職者にその場で「合否通知を●日までにメールで送付する」という案内を行い、合否が確定したら合否通知を送付します(④)。

採用担当者様
採用担当者様

とにかく、応募者からのメールにはすぐに返信することが大事なんだね。

採用担当者様
求職者

不合格時に「サイレントお祈り」をしてくる企業は困るわ…。
選考が長引いているのか、不合格だったのか判断ができないもの。
しっかり返事をくれる企業は、たとえ不合格でも信頼できる良い企業だと思うわ。

不合格時でも、求職者には貴重な時間を使って応募をいただいたのですから、しっかり丁寧な通知を送付することが大事です。

応募者対応メールテンプレート集(コピペOK!そのまま使える)

今回は、読者のみなさま限定で、応募時の状況によって使えるメールテンプレートを用意しています。
応募者から応募が入ったら、1営業日以内にメールを送付することをお勧めします!
●の部分は、書きかえてご利用くださいね。

(1)応募受付時のメールテンプレート

応募受付後、改めて選考のご案内をしたい場合のテンプレート

件名

ご応募ありがとうございます(株式会社●●●)

本文

●●●様

株式会社●●●の採用担当です。
この度は、数多くの企業の中から弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。

今後の選考につきましては、改めてご連絡をさせていただきます。
大変お手数ですが、今しばらくお待ちくださいませ。

選考に関して、ご不明な点がございましたら下記連絡先までお気軽にお問い合わせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社●●●
0120-000-000(担当:●●●)

応募受付後、すぐに選考のご案内ができる場合のテンプレート

件名

今後の選考についてのご案内(株式会社●●●)

本文

●●●様

株式会社●●●の採用担当です。
この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。
早速ではございますが、ご応募のお礼とあわせ、今後の選考のご案内をさせていただきます。

【選考フロー】
応募→面接(1~2回)→内定

まずは、下記のいずれかの日程にて面接を予定しております。ご都合の良い日程はございますでしょうか?

【日程】
●月●日(●曜) ●時~
●月●日(●曜) ●時~
●月●日(●曜) ●時~

【場所】
●●●

上記日程にてご都合がつかない場合は、ご来社可能な日程をご連絡いただけますと幸いです。

お手数ですが、よろしくお願いいたします。

株式会社●●●
0120-000-000(担当:●●●)

応募受付後、書類提出のご案内をしたい場合のテンプレート

件名

今後の選考についてのご案内(株式会社●●●)

本文

●●●様

株式会社●●●の採用担当です。
この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。
早速ではございますが、ご応募のお礼とあわせ、今後の選考のご案内をさせていただきます。

【選考フロー】
応募→書類提出→面接(1~2回)→内定

まずは、下記のいずれかの方法で履歴書及び職務経歴書のご提出をお願いしております。

<メールでのご提出>
メールアドレス:●●●@test.com
担当:●●

<郵送でのご提出>
住所:〒●●● 福岡県福岡市●●●
株式会社●●●
担当:●●

弊社に書類が到着次第、改めて選考に関するご案内を差し上げます。
お手数ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社●●●
0120-000-000(担当:●●●)

(2)面接日程調整時のメールテンプレート

面接日程の調整と確定のご案内についてのテンプレートを3種類用意しました。
●の部分は、書きかえてご利用くださいね。

面接日程の調整を行いたい場合のテンプレート

件名

面接日程についてのご案内(株式会社●●●)

本文

●●●様

株式会社●●●の採用担当です。
この度は、履歴書のご提出ありがとうございます。
●●●様には、ぜひ面接に進んでいただきたく、ご連絡いたしました。

下記のいずれかの日程にて面接を予定しておりますが、ご都合の良い日程はございますでしょうか?

【日程】
●月●日(●曜) ●時~
●月●日(●曜) ●時~
●月●日(●曜) ●時~

【場所】
●●●

上記日程にてご都合がつかない場合は、ご来社可能な日程をご連絡いただけますと幸いです。お手数ですが、よろしくお願いいたします。

株式会社●●●
0120-000-000(担当:●●●)

面接日程確定のご案内を行う場合のテンプレート

件名

面接日程確定のご案内(株式会社●●●)

本文

●●●様

株式会社●●●の採用担当です。
ご連絡ありがとうございます。

それでは、下記の日時にて面接を実施させていただきます。

【日程】
●月●日(●曜) ●時~30分程度

【場所】
●●●

【ご持参いただくもの】
筆記用具、メモ帳

なお、ご都合が合わなくなった場合やご不明な点がございましたら、
下記連絡先までご連絡いただけますと幸いです。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社●●●
0120-000-000(担当:●●●)

面接日程のリマインドを行いたい場合

件名

●月●日の面接についてのご案内(株式会社●●●)

本文

●●●様

株式会社●●●の採用担当です。
ご予約いただいた面接の開催が明日に近づいて参りました。

下記内容をご確認いただき、当日は遅刻がないようよろしくお願いいたします。

【日程】
●月●日(●曜) ●時~30分程度

【場所】
●●●

【ご持参いただくもの】
筆記用具、メモ帳

なお、ご都合が合わなくなった場合やご不明な点がございましたら、
下記連絡先までご連絡いただけますと幸いです。

それでは、当日●●様とお会いできることを楽しみにしています。

株式会社●●●
0120-000-000(担当:●●●)

(3)合否案内時のメールテンプレート

選考後の合否連絡について、テンプレートを4種類用意しました。
●の部分は、書きかえてご利用くださいね。

面接合格(内定)のご案内を行いたい場合のテンプレート

件名

面接結果のご案内(株式会社●●●)

本文

●●●様

株式会社●●●の採用担当です。
先日は弊社面接にお越しいただき、ありがとうございました。

さて、先般実施しました面接の結果、
●●様を採用させていただくことが決定いたしましたので、お知らせします。

つきましては、下記日程で今後の手続き等のご説明を実施いたしますので、
ご来社いただきますようお願いいたします。

【日程】
●月●日(●曜) ●時~●時

【場所】
●●●

【持ち物】
印鑑、筆記用具

なお、ご都合が合わない場合には、大変お手数ではありますが、
総務部(●●●-●●●●)までご連絡ください。

引き続き、よろしくお願いいたします。

株式会社●●●
0120-000-000(担当:●●●)

面接不合格のご案内を行いたい場合のテンプレート

件名

選考結果のご連絡(株式会社●●●)

本文

●●●様

株式会社●●●の採用担当です。
この度は、弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。

●●様との面接を踏まえ、社内で慎重に検討しました結果、
誠に残念ではございますが、今回はご希望に添いかねる結果となりました。

多数の企業の中から弊社に関心をお寄せいただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

末筆になりますが、●●様の今後のご活躍ならびにご成功をお祈り申し上げます。

株式会社●●●
0120-000-000(担当:●●●)

●歳以上の年齢NG(選考対象外)のご案内を行いたい場合のテンプレート

件名

応募に関するご連絡(株式会社●●●)

本文

●●●様

株式会社●●●の採用担当です。
この度は弊社の求人にご応募いただき誠にありがとうございます。

さて、●●●様の応募情報を確認させていただきました結果、
誠に残念ながら今回はご期待に添えない結果となりました。

求人票の記載の通り、今回の募集は長期勤続によるキャリア形成を図る観点から、●歳未満の方を対象としております。

せっかくご応募いただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

メールにて大変失礼とは存じますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

末筆になりますが、貴殿の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社●●●
0120-000-000(担当:●●●)

選考辞退する応募者へ返信したい場合のテンプレート

件名

選考辞退のお申出に関して(株式会社●●●)

本文

●●●様

株式会社●●●の採用担当です。
ご連絡ありがとうございます。

弊社としても誠に残念ではございますが、選考辞退のお申出を受け付けいたしました。

なお、これまでお預かりしました履歴書等の採用活動情報は、
弊社にて破棄いたしますことをご了承ください。

末筆ではありますが、●●●様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます 。

株式会社●●●
0120-000-000(担当:●●●)

応募者からのメールの返信がこない場合は!?

応募受付後に応募者からメールの返信がない場合、迷惑メールやメールアドレス不備等が原因で応募者にメールが届いていない可能性があります。

そのような場合は、後日再度メールを送付してみましょう。
それでも返信がない場合は、電話で連絡を取ることをお勧めします。

こちらから3回程度ご連絡し、応募者の応答がない場合は、選考意思がないと判断しましょう。

また、選考のご連絡を取り合っていたにも関わらず、音信不通となってしまった場合は、上記同様に再度メールを送信すること、電話で連絡を取ることをお勧めします。

最後に

今回は、応募者対応のメールテンプレートのご紹介記事でした。
このブログでも何度か書いていますが、Indeedは”セルフサービス”が特徴の求人サイトです。
リクナビであれば、代理店の担当者が逐一応募数の報告をしてくれたりしますし、応募者対応のメールもシステムから簡単に送信できるようになっています。

しかし、Indeedは基本無料で掲載できるサイトであるぶん、応募者対応、メール確認・返信、面接受付対応など、すべてを自社だけで行わなければなりません。

「せっかく応募をいただいたのに、連休を挟んだので見逃してしまった…」
「応募者対応に追われていたので、面接の日程連絡が遅れた。すると、あっというまに別の企業に内定を取られてしまった…」

などなど、応募者対応でのあるあるネタは枚挙にいとまがありません。

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