不採用通知メールの書き方をご紹介【自由に使えるメール雛形もあり】

不採用通知メールの書き方 その他
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こんにちは!リクルーティング・パートナーズ株式会社Indeed運用チームのりんたろうです。

採用活動をしているなかで、どうしても出てくるのが「不採用者」
採用難の昨今、数ある企業の中から自社を選んでくれた方に不採用通知を送るのは、あまり気が進まないですよね…。

私も前職で採用を担当した際に、不採用通知を郵送した経験があります。
面接で色々とお話をさせていただいた身としては、不採用通知を送るというのは本当に心苦しかった思い出があります。

一応テンプレートを用意していましたが、今後関わる機会があるかもしれないため慎重に準備をしていたことを覚えています。

今回は、誰もが悩んでしまうであろう不採用通知についてまとめてみたいと思います。

↓面接までのメールのやりとりについては、こちらの記事をご覧ください。

求職者とのメール、どこまで対応する?どう対応すべき?
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↓応募者へのメール対応について、詳しく解説した記事ができました。
 連絡〜内定までのフローも図解していますので、あわせてご覧くださいね。

面接日程連絡?不採用通知?これで完璧!応募者へ送信するメールの書き方(コピペで使える雛形つき)
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不採用通知って本当に必要?

不採用通知を行う理由としては、

①自社を選んでくれたことに対しての感謝
②お客様になるかもしれないというリスクヘッジ

の大きく二つがあるかと思います。
応募者側のことを考えると、その後の就職・転職活動に影響が及ばないように不採用の場合もしっかりと通知をする必要があります。

とはいえ、「忙しくていちいち対応してられないよ」と思われる方もいらっしゃるかと思います。そんな場合は、このページの後半に記載しているテンプレートの活用をおすすめします。テンプレートに従ってメールを送るだけであれば、人事担当以外のメンバーにも任せられるかと思います。

通知を送るひと手間が、応募者にとっての印象を良くします。その人が顧客になるなど、思いもよらぬ良い形で返ってくるかもしれませんので、ぜひとも不合格者の方にも通知を送っていただきたいです。

不採用通知メールの注意点

不採用通知の方法は企業様によって違うかと思います。

前職のでは、電話もしくは郵送という形で不採用通知を行っておりました。個人的にはお電話でお伝えすることに引け目というか、気まずさのようなものを感じ、ほぼほぼ郵送で通知していました。

ところが、20代の方たちの中では郵送やお電話ではなく、メールで通知されるものという印象が強いようです。いつでも確認ができ、双方に履歴の残るメールが現代の主流です。

そこで、不採用通知メール作成にあたっての注意点をいくつかご紹介させていただきます。

※面接時までに求職者の正しいメールアドレスを控えておくことが必須になります。メールアドレスをしっかりと確認したうえで、面接終了時に「結果についてはメールで送付させていただきます。」という旨を求職者の方にお伝えください。

①件名で通知メールということがわかるようにする。

就職・転職活動中の求職者の方にはスカウトメールなどが毎日送られてきます

求職者の見落としを防ぐために、下記のような選考結果通知であることを強調した件名をつけましょう。

【選考結果のご連絡】リクルーティング・パートナーズ株式会社

②送信の雛形は作れど宛名はしっかりと。

不採用通知の雛形(テンプレート)で都度必ず変更しないといけないのは、日にちと求職者名かと思います。

確かに、「貴殿」などの個人によらない表現を使えば手間は省けます。
しかし、「いかにもテンプレートを使って書きました」といった、あまり良くない印象を受けます…。
文頭の宛名だけでも、一人一人の名前をきちんと表記する方がベターです。

ミスを防ぐため、雛形メールの作成時には、変更しないといけない箇所は●や△といった記号にしておくのがおすすめです。

③応募書類の取扱いについての文面を明記する。

個人情報の取扱いがシビアな現代。
求職者のなかには、履歴書などで送付した個人情報の扱いを気にする方も多いです。
メール末尾には「お預かりした応募書類は、弊社にて責任を持って破棄させていただきます」といった文章を必ずつけましょう。

企業様ごとに取扱いに関してルールがあるかと思いますので、自社の方針に従い文面を修正いただけると幸いです。

【コピペOK】不採用通知メール例文をご紹介

それでは、最後に雛形としてご利用OKな、採用通知メールの例文を3つご紹介させていただきたいと思います。

この例文をもとに、貴社に合ったテンプレートを作っていただけると嬉しいです。

例文①

件名:【選考結果のご連絡】株式会社○○

●●様

株式会社○○採用担当の△△と申します。
この度は、多数の企業から弊社へご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

さて、選考結果についてですが、厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせて頂くこととなりました。
ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
●●様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させて頂きますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

例文②

件名:【選考結果のご連絡】株式会社○○

●●様

株式会社○○採用担当の△△でございます。
この度は、数多くの企業から当社にご応募頂き、誠にありがとうございます。
また、先日はお忙しい中、弊社の面接にご足労頂き、重ねてお礼申し上げます。

●●様との面接を踏まえ、社内で慎重に検討しました結果、
誠に残念ながら、今回はご希望に添いかねる結果となりました。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させて頂きますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、●様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

例文③

件名:【選考結果のご連絡】株式会社○○

●●様

株式会社○○、採用担当の△△でございます。
このたびは、●職の採用にご応募いただき誠にありがとうございます。

厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。

多数の企業の中から弊社にご応募いただいたことに感謝するとともに、●●様のますますのご活躍をお祈りいたします。

なお、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させて頂きますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。

略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。

まとめ

採用難の時代とはいえ、応募者全員を採用することは不可能ですよね。
不採用通知メールを送る際には求職者の今後も踏まえたうえで、思いやりのあるひと手間を加えてあげましょう。

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この記事を書いた人
りんたろう

「九州発の人材プロフェッショナルファーム」リクルーティング・パートナーズ株式会社(通称:リクパー)でIndeedの運用を担当。リクパー最年少のディレクターです。
前職はパーソナルトレーナー。年上の女性(お客さん)からワインと花束を毎年頂いていました。チャラいわけではないですよ。好きなお鍋はもつ鍋。気温が低くなってくると毎日おこたでお鍋を食べたくなってしまう日本独自のあの気持ちに名前を付けたい今日この頃です...。

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