今こそペーパーレス化を。社内書類を電子データ化するためのおすすめ管理ツール

人事担当の皆さまへ
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こんにちは、リクルーティングパートナーズ株式会社の山崎です。

新型コロナウイルスの被害拡大により、在宅勤務(テレワーク)を開始した企業様が増えているようです。弊社リクルーティング・パートナーズでも、準備が整った社員から順に在宅勤務を始めることになりました。

↓全社在宅勤務をスタートする際の、取り組みについて書いています

リモートのリの字もなかった九州の企業が2週間で完全在宅ワークに切り替えるためにやったこと
新型コロナウィルスの影響で「リモートワークや在宅を始めたい」「テレワークってよく聞くけど、実際どうすればいいの…?」といったバックオフィスの方の声を聞くようになりました。リモートワーク未導入の企業が2週間で原則在宅勤務をスタートさせた実例を

そんな弊社でも、在宅勤務をするにあたって問題となったことが「紙書類」の扱いについてです。

FAXを利用して企業様と御申込書のやり取りをおこなったり、請求書を印刷して郵送したり、制作中の求人原稿を印刷して確認作業をおこなったり、普段から様々な場面で紙書類が活躍していました。

「紙書類を電子データ化しても多分困らないけど、いつもの業務フローを変えて支障が出たらどうしよう…」と考えると中々手が出せないし、「お客様のご要望に沿った対応をするなら手放せない…」私たちの仕事に昔から根深く食い込んでいる紙の書類の扱いをどのようにしたらいいか、悩まれている方も多いかと思います。

そこで今回は実際に弊社でも取り組んでいるペーパーレス化についてご紹介します!
紙の書類が手放せないから、テレワークを実施できない…と悩んでいる企業様にも参考にしていただきたいと思います。

業務でよく使われている紙書類

私たちが普段の業務で使っている紙の書類を挙げると、大きくわけて以下の2つになります。

押印・捺印が必要な書類

  • 契約書、申込書、見積書
  • 請求書、領収書、納品書
  • 社内申請書類、稟議書
  • 給与明細、税・決算関係の帳簿

その他

  • 提案資料、パンフレット
  • 会議資料、報告書
  • マニュアル、ルールブック
  • 履歴書、職務経歴書
  • FAXで受信した書類

…などなど。会社によってはもっと種類があるかもしれません。

これらの書類は、保管・格納・廃棄の明確なルールがある重要書類社内ルールで印刷している書類、なんとなく紙で保存している書類など、様々な都合があって紙書類化していると思います。

採用担当者様
採用担当者様

書類にハンコをもらうために出社しないといけないし…。

お客様からのFAXも受信しないといけないし…。

そんな悩みをお持ちの方を助けてくれる様々なツールをご紹介します。

ペーパーレス化するためのツール紹介

お客様とのやり取りで生じる書類は…

電子スキャナ保存(PDF化)

紙のスキャンデータとして良く利用されるのはPDFですよね。
パソコン上で作成した書類を「印刷」ではなく、「PDF化」するだけでもペーパーレス化です。

また、捺印していただいた書類をコピー機などで「PDF化」して保存し、原本は廃棄する方法もあります。

PDF化したデータは、アドビシステムズ社のAdobe Acrobat Reader DC(無料)があれば、PC上でいつでも確認することができます。外出時や、在宅ワーク時にすぐ確認できるのも便利です。

こちらのツールは、パソコン購入時に既にインストールされている場合も多いです。
詳細は以下からご確認ください。

Adobe Acrobat Reader DC インストール (すべてのバージョン)
Download free Adobe Acrobat Reader DC software for your Windows, Mac OS and Android devices to view, print, and comment on PDF documents.
気を付けていただきたいのは、契約書や領収書などの書類には、「電子帳簿保存法」という税法上で保存法が決められているものがあります。しかし、その保存法を遵守して保存したら問題はありません。

↓電子帳簿保存法について

電子帳簿保存法関係|国税庁

電子署名を使って署名業務をカンタンに!

申込書などの署名が必要な書類は、電子署名を利用することでペーパーレス化できます。
弊社で利用しているのは、DocuSign(有料)です。署名をする側は無料で利用できます。

申込書の送付はメールで行います。
先方にはメール内のURLにアクセスしていただき、ネットワーク上で署名をします。

署名後の申込書は、PDF化されたデータとしてメールで送られてきます。便利ですね!

電子署名は導入側にだけ費用が発生しますが、双方の書類印刷や連絡の手間が省けるため、スムーズに取引が行えます。

ドキュサイン|電子署名、デジタル・ビジネス、ペーパレスソリューション
ドキュサインは、ペーパレス化によるデジタル・トランスフォメーションを実現するソリューションです。電子署名などの製品が、業務効率が向上します。「見える化」を促進することででコンプライアンスの管理も徹底できます。

社内の各種申請書類は…

弊社の社内申請書類は、これまではExcelやWordで保存されているデータを必要に応じて印刷し、手書きで記入・捺印して書類を提出してました。

しかし、株式会社 Donutsのジョブカンを導入してからは、それらの書類がすべてネットワーク上で記入・提出できるようになりました。

各種申請書類や経費精算だけではなく、勤怠管理表もオンラインのシステム上で入力できるようになったため、

利用する従業員は入力・印刷の手間が省け、また管理する総務担当者も一元管理で業務負荷を減らすことができました。

No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」
導入実績50,000社以上。ITトレンド年間ランキング5年連続No.1。出勤管理、シフト管理、有休管理、残業管理まで勤怠管理業務に必要な全ての機能を備えています。無料から使えるので、タイムカードと比べてコストや業務時間を大幅に削減します。

社内の書類について、それを利用する従業員には、紙での保管が必要かどうかの判断が付けられないですよね。

ネットワーク上で申請・管理をすることで、管理者側で印刷・保管の有無を判断できるので、無駄な印刷コストを減らすことができます。

学生インターンB
社員

在宅ワークになると勤怠管理が難しくなるから、どうしよう…と思っていました。

社員みんながオンライン上で手続きをするようになったため、未提出や承認フローの段階も見えるし便利です。Excelで管理していた頃よりスピーディに管理できていますよ。

業務マニュアルは…

多岐にわたる業務を複数の従業員で行っている場合は、それぞれの業務のマニュアルを作成・ファイリングして、手元に置いて業務している方も多いと思います。

しかし、紙の業務マニュアルは、紙をめくって知りたい情報を探すという手間がかかったり、修正が発生したら新たに印刷をおこなったり、管理が大変な部分も多いです。

そのような手間を省くために、弊社ではサイボウズ社のkintone(有料)を活用しています。

kintoneは、様々な業務に合ったアプリを自分で作成し、データを蓄積、検索できるデータベース機能とインターネット上でデータをいつでもどこでも共有できるコミュニケーション機能をもった業務システムです。

一度登録したデータは、インターネット上ですぐに編集することができ、ページ内の文字列検索も簡単に行えるため、内容修正や情報検索を行わなければならない業務マニュアルにはぴったりのツールです。

また、業務マニュアルの他にも、日々の売上管理や社員の目標管理など、様々な業務にも活用できます。

あなたの「その仕事」にkintone(キントーン)|あなたのその仕事を3分でカイゼン
開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、サイボウズのクラウドサービスです。業務アプリを直感的に作成でき、チーム内で共有して使えます。社員間のつながりを活性化する社内SNSとしての機能も備えているため、スピーディーに情報共有ができます。

会議資料は…

こちらは、会議前に電子データで参加者に資料を共有して、会議はノートPCやタブレット端末を持参して臨めば、ペーパーレス化できます。
紙で印刷して、ホチキス止めして…と部数を用意する必要もなくなりますし、会議が終わったあとに大量に出る紙ゴミも減らすことができます。

印刷コストを考えると、とっても節約できますし、どうしても紙でなければ…という場合だけ印刷することも可能です。

(参考)1回の会議をペーパーレスにすると、こんなに安くなる!

【例】10名の会議で、1部20枚の資料をカラー印刷で準備する場合

・コピー用紙(弊社が使用している紙)・・・0.6円/枚
・コピー代(平均)・・・モノクロ3円/枚、カラー18円/枚

10名×20枚×0.6円×18円=2160円 の削減!

採用担当者
採用担当者

週2回の会議で、毎月1万円も節約できるの!?

ぜひ、次回の会議から、ペーパーレス化をおすすめします!

履歴書などの応募者情報は…

履歴書などの応募者からいただく情報は、「個人情報」です。
個人情報は保管、管理を厳重に行う必要があり、紙やデータに関わらず、管理する義務が発生します。

管理をカンタンにするという観点から、最近では、求人サイト上で履歴書を作成できるサービスが増えてきています。

リクナビのオープンエントリーシート(OpenES)

弊社では、新卒の学生さんたちの履歴書・エントリーシートをいただく際、このサービスを利用しています。利用する学生さんたちは、無料で登録できます。

【OpenES】学生の負担が軽減される新しい履歴書・エントリーシート。もっと伝わる、自分らしさ
OpenESは予め登録した内容で、様々な企業にエントリーシートや履歴書として提出が可能となる、新しいエントリーシート・履歴書の仕組みです。企業と学生の負担を軽減し、相互理解を深めます。

Indeedの履歴書

求職者・企業ともに無料で利用できます。

「履歴書の書き方」徹底解説ガイド|アルバイト・パート・転職|インディード
『仕事探しはインディード』で有名なindeedが履歴書の書き方を完全解説。転職活動やアルバイト・パート探しの際には必須アイテムとして提出する履歴書の書き方の基本ルールや書類選考通過のポイントなど。テンプレートのダウンロードもこちら。

求職者は、インターネット上でいつでも履歴書情報の編集ができ、企業に応募する際には、ボタン一つで提出することができます。(※企業側がこれらの履歴書サービスを許可している場合のみ)

また、登録しているデータは、PDF化して、メール等での送付に利用することもできます。

求職者には手書きの手間が省けるので大変ありがたいサービスですが、企業側も提出されたデータをすぐに確認することができ、そのまま社内の関係者へ共有したり、ファイルサーバに保存もできるので、業務時間を削減できるというメリットがあります。

FAXを利用する書類は…

FAXに関しては、日本では根強い支持があり、導入している企業や店舗が多いですが…。
「先進国でFAXを使うのは日本だけ」と言われているくらい、海外ではペーパーレス化の一環としてFAXは使われなくなっています。

でも顧客との関係上、「FAXはやめられない!」といった企業様には、コピー機・複合機の機能をフル活用することをおすすめします!

弊社はシャープ社の複合機を使っていますが、受信したファックスを指定したメールアドレス宛にダイレクトに送信できるようにしています。

この設定のおかげで、担当者は移動することなくいつでもFAXデータを確認することができています。
FAXの前から離れることが出来ない…という理由で、在宅勤務に踏み出せない企業様にも、機会(機械)があればぜひ使っていただきたい機能です。

受信したファク...|オフィスソリューション:シャープ
シャープ製複合機、プリンターなどのオフィス商品をご紹介するページです

最後に

今回は、ペーパーレス化にあたり、おすすめのツールをご紹介いたしました。

企業の歴史に応じて、長年積み重なってきた紙の書類…。
それらを一度にすべて電子化することは不可能ですが、できるものから少しずつ移行することで、業務改善やオフィス環境の改善にもつながるかと思います。

最後にもう一度、ペーパーレスのメリットをまとめます。

ペーパーレス化のメリット!

  • 管理する手間・場所・費用の削減
  • 印刷代(用紙・トナー)の削減
  • 検索する時間・保管場所までの移動時間の削減

ぜひ、貴社でもご検討ください!
ここまで読んでいただきありがとうございました。


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この記事を書いた人
山崎

三度の飯より数字を見ることが好きな変態。(でもお酒の方が好き。)Indeed運用支援チームリーダーとして、常時お客様のアカウントをパトロール。応募効果の最大化を測っています。お客様の求人案件の表示回数が上がるたびに、一人でニヤニヤする毎日。

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