退職者が出る!引継ぎも含めてどれくらい前に求人を出すのが最適?

人事担当の皆さまへ
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こんにちは!リクルーティング・パートナーズ株式会社の牟田口です。

GW(我慢週間などと揶揄されてましたが)も明け、通常業務に戻られた方もいらっしゃるかと思います。

まだまだ先行きの見えないそんな状況ではありますが、非常事態宣言も解除されましたし、「さぁ、V字回復に向けて採用も頑張るぞ」という元気な企業様も増えてくることを願っております。

さて、本日は、採用活動の再開を考えていたり、または今から退職者が出る企業様に向けて、「どのタイミングで掲載開始するのがベストなの?」「どういうフローで準備をすればいいの?」といった疑問にお答えする回です。

まだ新型コロナウイルスが日本で本格的に流行する前は、「なんか、マスクが手に入りにくくなってきてるみたいだね~」と多くの人々が他人事のように噂していた日がありました。しかし、そこからあっという間に全国からマスクが忽然と消え、誰も手に入れることが出来なくなってしまったことを覚えていらっしゃいますか?

「みたいだね~」と言っていた頃は、まだまだドラッグストアさんにも普通にマスクも消毒液も置いていましたし、「そんなにすぐ必要なものでもないでしょ」と購入されなかった方も多いのではないでしょうか?

ですが、蓋を開けてみれば「本当に欲しい時・必要な時」に多くの方が、マスクも消毒液も手に入らなかったのが事実です。

『採用』も実はこれと同じようなことが往々にしておこります。
新卒や定期的な人員入れ替えの採用は別ですが、突然の退職に対する補充採用は準備と対策をしっかりしておかないと、いざ現職の方が辞めた時に「どうしよう、業務が回らない!」ということが起こり得ます。

そうならないためにも、是非この記事を読んでいただき、今後の採用活動の参考にしていただければ嬉しいです。

退職者の欠員補充は計画が大事!

欠員が出た時、慌てて広告代理店やハローワークに掲載依頼をかけるケースをよく見かけますが、「ちょっと待ってください!」

「急に退職と言われても困る…次の人を早く探さないと!」と、焦る気持ちは分かります。
しかし、「急がば回れ」ではありませんが、「しっかりと計画を練ること」が結局一番早く『欲しい人材』の採用に繋がります。

急な欠員でも慌てず、まずは準備を整えましょう!

(中途採用)社員の退職について

今回は、退職者を社員とアルバイト・パートの2つに分けてご説明します。

(STEP1)ターゲット(欲しい人材)を明確化する

まずは、今回退職される方がどんなポジションで・どんな役割を担っていたか・補充する人員は同じポジション打診なのか、それとも別のターゲット要件で採用したいのか。を整理する必要があります。
このスタートラインをしっかり決めないと採用は失敗に終わる可能性が高いです。

一般的にターゲットに求める項目例

  • 必要なスキル、経験、能力、年齢
  • 性格、志向(考え方)、価値観など

(STEP2)自社の採用フロー構築

上記(STEP1)が決まれば、いよいよどのようにしてターゲットを採用するかを決めていきます。
有料の求人媒体を使うか、自社メディアを使うか、リファラル採用にするか…など、具体的に決めていきます。

一般的な採用フローの構築例

  1. 計画を立てる(目標の設定(面接予定人数、面接方法、条件決定、媒体の選定など)
  2. 募集方法の決定・掲載(広報)開始(求人原稿の作成、採用HPでの掲載など)
  3. 採用活動(応募受付、面接など)
  4. 内定出し(入社手続き、必要に応じて内定者フォロー)
  5. 採用(入社)

(STEP3)入社希望日から逆算して採用スタート時期を決める

  1. 計画立案(①、②の策定):1~2週間
  2. 広告(広報)開始:(1~2ヶ月)
  3. 採用活動(面接など)(1~2ヶ月):上段と並行
  4. 内定~入社準備など:(2ヶ月目~3ヶ月)

このように、順序立ててスムーズに動いても入社決定までに約2ヶ月~3ヶ月は掛かると思って動いた方がベターでしょう。

また、中途採用の場合は、応募者が離職中なのか、在職中なのかによっても変わってきます。
常に臨機応変な対応が必要となってくるでしょう。

※参考:時期による求職者の動き

1月・2月
年間の中でも、転職活動が活発化している時期

いわゆる年度末の3月末で現職を退職→4月から新しい会社へ転職することを求めた求職者が多く、非常に多くの転職希望者が発生する時期です。

6月、12月
ボーナス支給月前後は転職者が増加!

ボーナス支給月前後は採用活動をする上では大チャンス!
ボーナスを貰った後に転職活動を始める求職者が増加します。

一方で、より多くの求職者が動くということは、他の企業様も同時に募集をする可能性が高く、自社の求人が埋もれてしまったり、選考中の求職者が同時に内定をもらったりする時期でもあります。

競合他社にいい人材を取られないためには、ターゲット要件と、自社の募集要項の差別化ポイントなどをしっかり加味する必要がありますね。

 

上記はほんの一部ですが、閑散期には閑散期の狙い目もあります。
中途採用は、言ってしまえば年間通して、時期トレンドに合わせた採用方法を選択すれば、どの企業様にも採用チャンスがあります。

まずは計画段階でしっかりと準備をすることが大切と言えます。

アルバイト・パートスタッフの退職について

続いて、アルバイト・パートさんの退職の場合の採用方法について、ご説明します。

(STEP1)ターゲット(欲しい人材)を明確化する

社員採用の時と考え方は同じですが、退職される方がどんなポジションで、どんな役割を担っていたか、そして補充する人員は同じポジション打診なのかをまず整理していきます。

この時に「フリーターさんが辞めるからまたフリーターさんが欲しい」という安易な決め方ではなく、「どういう人が来てくれたら業務が回るか」そして「そういった人が市場にいるのか?」という2軸で考えることが大切です。

(例)1日8時間、週5日勤務していたフリーターさんが1人辞める場合

  • 同じくフルタイムで入れるフリーターさんを採用する。
  • 1日4時間、週5日働ける方を2名採用する。
  • 1日3~5時間、週2~3時間入れる方を3~5名採用する。

…などなど、いろんな組み合わせを考えることができます。
このように、単に「欲しい」だけを優先せずに、ターゲット要件を市場に合わせて決定していくといいでしょう。

(STEP2)自社の採用フロー構築

フロー自体は社員採用と同じですが、アルバイト・パートの場合、意思決定スピードが段違いに速いため、社員領域よりもスピーディに採用フローを遂行していく必要があります。

なぜなら、アルバイト・パートのお仕事を探している方々の多くは、「仕事探しから1~2週間で仕事を始めたい」と思っているからです。

  1. 計画を立てる ※目標の設定(面接予定人数、面接方法、条件決定、媒体の選定など)
  2. 募集方法の決定・掲載(広報)開始(求人原稿の作成、採用HPでの掲載など)
  3. 採用活動(応募受付、面接など)
  4. 採用

(STEP3)入社希望日から逆算して採用スタート時期を決める

  1. 計画立案(①、②の策定):1~2日
  2. 広告(広報)開始:(1週間~1ヶ月)
  3. 採用活動(面接など):(1週間~1ヶ月)上段と並行
  4. 内定~入社準備など:(内定から1週間以内)

※一般的には採用まで2週間~1ヶ月かかると言われています。
また、アルバイトさんの場合は、入社日から即戦力となれる方は限られているため、入社→教育→活躍といった育成期間も考えて逆算して採用すべきかと思います。

また、応募者から「●月からスタートしたい」といった要望がない限り、採用までの期間は短ければ短いほど採用決定率は高くなる傾向にあります。
そのスピード対応を可能にするためにも、事前の準備が非常に大切だと言えます。

突然の退職で、現場がパニックにならないために…

事前にアルバイト・パートさんが辞めることを把握

・この時期は忙しいから人が辞めやすい
・この時期はいつも退職が多い…など、

時期的な退職予定を事前に把握し、なるべく急な募集が発生しないよ、心がけましょう。
可能であれば、アルバイト・パートさん達には「辞める時は1ヶ月前には報告するよう」お伝えしておきましょう。

最後に

いかがでしたでしょうか?長年採用に携わっている方であれば、肌感覚や経験でこのような危機も何とか乗り越えてこれたかもしれません。

しかし、これからの採用は今よりもっと複雑化していくことが必至です。
今の内から色々なところにアンテナを張りながら、ぜひ貴社の採用活動をより効果的なものにしていただければと思います。

我々リクパーも、企業様にあらゆる方面から支援を行っておりますので、いつでもお気軽にご相談いただければ幸いです!


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この記事を書いた人
牟田口努

前職:食品卸商社(営業)→現職:リクルーティング・パートナーズ株式会社(通称リクパー)に入社。ここでも営業職に3年半従事させていただき、今はIndeed運用チーム内最年長ディレクターとして日々お客様の採用成功に向け奮闘中! 営業とは違った刺激を楽しむ毎日。最近は運動による代謝のスピードよりも身体に脂肪が付くスピードが上回っていて悩んでいます。「うんよう」と「うんどう」どっちも頑張ります。こう見えて3児の父。

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