(Indeedの小ネタ)求職者からのメッセージの確認方法

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こんにちは!リクルーティング・パートナーズ株式会社Indeed運用チームの藤野です。

私事ですが、僕は大学に入るタイミングから8年ほど1人暮らしをしていて、今は結婚して奥さんと2人暮らしをしています。

1人暮らしの時と、結婚したあとの生活とでは色んな事が変わりました。

もちろん良いこともありますが、細かいことで気になることがあります。

例えば、Amazonで頼んだ荷物を開封しようと思って、はさみを探すと、思ったところにない!!!といったことが多々あります。
1人暮らしの時にはこんなことなかったのになーと思います。

また、コロナウイルスの影響で色んなものがオンライン化され、これまでよりもペーパーレス化がさらに加速するんじゃないかと思っています。

そうなると、仕事においてこれまでよりも大量のデータを扱い、管理していかなくてはいけません。
今でもあのデータはどこにあったっけ?と探すシーンが多々あります。

家でも仕事においても共通ですが、何をどこに保管するのかをちゃんと決めてないから、無駄な作業が発生してしまっています。

さて、Indeedに関してお客様から、「応募メールってどこで管理するの?」という質問を頂くことがあります。

Indeedの応募の情報については、情報が届く場所、保管場所が決まっているので、そこさえ押さえておけば、僕のように「探す」という無駄な作業をしなくてよくなります。

そこで今回は、Indeedにおけるメッセージの確認方法をご紹介します。

Indeedの応募通知について

Indeedの応募通知については、直接投稿とクローリングの場合で違いますが、基本的にはメールか電話で通知が来ます。

↓詳細についてはこちらの記事で解説しています。

Indeedで応募が来たら、どうすればいい?【事前に心の準備が必要】
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※電話での応募者情報については、管理の方法は特に決まっていないため、自社で最適な管理方法を作るようにしておきましょう。

応募者管理の方法について

応募者管理の方法についても、クローリングと直接投稿の2つで大きく分けられます。

さらに直接投稿の場合は、自社運用と代理店運用の場合でさらに2つに分かれます。
それぞれのケースについて分けてご説明していきます。

①クローリングの場合

クローリングの場合は応募通知の方法・管理の方法も全て自由にカスタマイズできます!

応募者の管理方法も特に指定はないため、何かツールを使って管理する、メールの履歴で管理するなど自社にとって一番管理しやすい方法で管理しましょう!

②直接投稿(自社運用)の場合

直接投稿で自社運用の場合は、メールで管理する、もしくは管理画面で管理するの2つのパターンがあります。

Web上で求職者が応募をした場合、求人原稿に設定している応募通知先のメールアドレス宛に応募通知のメールが届き、管理画面上にも応募者情報が追加されます。

※管理画面の応募者情報については↓の画像の赤枠の箇所で確認できます。

管理画面上では、過去にIndeedから応募があった求職者の情報を全て確認することが出来ます。
(※電話応募は確認できません)

管理画面上では、フィルター機能がついているため、①職種名②ステータスによって求職者の絞り込みを行うことで自分の好きな条件で過去の求職者情報を見ることが出来ます。

↓「不採用」で絞り込みをかけるとこんな感じです。

上記画像右にある「表示」ボタンを押すと、応募者情報の詳細が確認出来、「メッセージを送信」のところで、応募者にメールを送ることが出来ます。

↓「メッセージを送信」ボタンを押したときのイメージです。

こちらを見れば、該当の求職者とのメールのやり取りを確認することが出来ます。

絞り込む求職者のステータスについては、下記の中から選択をすることが出来ます。

・審査待ち
・書類審査済み
・電話面接済み
・面接済み
・内定通知済み
・不採用
・採用決定

また、求職者に送るメッセージは管理画面上にテンプレートも用意することが出来るため、各選考フェーズに応じて、テンプレートを作っておくことをお勧めします!

各種テンプレートについてはこちらの記事をご覧ください。

面接日程連絡?不採用通知?これで完璧!応募者へ送信するメールの書き方(コピペで使える雛形つき)
Indeedで求人票を掲載していると、応募者とメールでやりとりするという場面に遭遇しますよね?「どのような文章をメールしたら良いの?」「どのような流れで面接対応したら良いの?」など、わからないことも多いでしょう。今回はそんなご担当者様向けに

また、求職者を特定せず、過去の応募者との全やり取りを確認するためには、下記画像の管理画面のダッシュボードのメッセージというタブを選択します。

そうすると、メールボックスのように過去の求職者とのメッセージの履歴を全て確認することが出来ます。

「未読」のもののみを絞り込むことが出来るため、対応漏れを防ぐことが出来ます。

また、右上の検索窓から応募者を検索することが出来るようになっているため、特定の応募者とのメッセージを確認したい場合はこちらから絞り込むことも出来ます。

③直接投稿(代理店運用)の場合

直接投稿で代理店運用の場合は、自社運用の場合と同じく「メールで管理する」、もしくは「管理画面で管理する」という2つのパターンがあります。

しかし代理店運用の場合の管理画面は、応募者管理のみに特化した管理画面になります。
求人情報の管理については、代理店が別アカウントとして管理をすることになります。

管理画面の機能については、自社運用の場合と変わりません。

応募者管理画面は、代理店運用の場合1アカウントにつき5つまで発行可能です。
発行にあたっては、下記のような手順となります。

①管理画面を使いたいメールアドレスを用意

②代理店へ申請

③代理店からIndeedへ申請

④申請したメールアドレス宛にIndeedから管理画面の招待メールが届く

⑤メールのURLを開き、好きなパスワードを設定して利用開始

代理店運用の応募者管理画面の利用にあたっては、掲載している求人の応募通知先メールアドレスと管応募者理画面のメールアドレスが異なる場合、メッセージの機能が正しく使えないため、ご注意ください!

おわりに

今回は、Indeedにおける応募者からのメッセージの確認方法についてご紹介しました。

クローリングの場合は自社にとって最適な方法を選んで頂くのが一番だと思いますが、直接投稿の場合は、管理画面を使えば簡単に管理をすることが出来ます。

もちろんメールを使って管理をすることも出来ますが、いちいち過去のメールをメールボックスから検索して探すよりも管理画面を使って検索する方がいち早く確認することが出来ると思います。

求職者のステータスも細かくきちんと管理することで、メッセージ管理も簡単に出来るようになっています。

無料で求人掲載が出来るだけでなく、効率的に採用活動を行うための仕組みもIndeedにはあるため、もしご興味がある方は是非お問い合わせください!

お電話、WEB面談、直接訪問など、お気軽にご相談くださいね!
貴社の採用が成功しますよう、心から応援しております。


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